69% des employés ont plus de chance de rester dans l’entreprise pendant 3 ans après une expérience d’onboarding réussie (enquête OfficeVibe, State of Employee Engagement, 2016-2018)
La réussite de l’onboarding des nouveaux collaborateurs est déterminante pour fidéliser vos employés et véhiculer une image positive de la marque employeur. Il est parfois difficile d’établir un parcours d’intégration réaliste et efficace, surtout lorsque l’on essaye d’appliquer tous les conseils disponibles en ligne.
Dans cet article, découvrez comment bien définir le parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur en installant un cadre temporel pertinent et en insistant sur les points essentiels à la réussite de l’onboarding.
1) Respectez un « calendrier » de parcours d’intégration pour réussir toutes les étapes du processus
Seulement 37% des entreprises interrogées poursuivent leur programme d’onboarding au-delà d’un mois d’intégration (enquête OfficeVibe, State of Employee Engagement, 2016-2018)
Pour bien définir le parcours d’intégration de votre nouveau collaborateur, n’hésitez pas à commencer par mettre en place une trame temporelle qui vous permettra de faire le point avec lui de façon régulière et de confirmer la validation des différentes étapes d’intégration.
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Vous pouvez établir cette trame temporelle à partir de quatre étapes clés :
- le parcours candidat,
- la première semaine d’intégration,
- la fin de la période d’essai,
- et la première année en poste.
Faites le point avec votre nouvelle recrue aux étapes clés !
Définir le parcours candidat
L’intégration d’un nouveau collaborateur commence à partir du processus de recrutement. Vous devez mettre toutes les chances de votre côté pour inspirer confiance et crédibilité dès les premiers entretiens dans le but de nourrir la motivation de votre candidat à rejoindre votre entreprise. Avant la prise de poste effective, n’hésitez pas à contacter votre nouvelle recrue par téléphone pour préparer son arrivée dans l’entreprise.
La première semaine d’intégration
Cette étape est probablement la plus mouvementée pour votre nouveau collaborateur. Entre les nouvelles rencontres, les repères à mettre en place pour trouver ses marques et l’envie de plaire au manager, il aura beaucoup à penser. Et c’est également à ce moment-là qu’il se fera une première impression de ses collègues et prendra la mesure de l’ambiance qui règne dans le service.
Si le manager n’est pas disponible le jour de l’arrivée, vous devez vérifier que votre nouveau collaborateur sait à qui s’adresser pour toutes les questions concernant l’entreprise, son poste, son équipement et ce qui est attendu de lui professionnellement. N’hésitez pas à lui indiquer les différentes étapes de sa formation ainsi que leur répartition dans le temps pour qu’il ne cherche pas à en faire trop dès le départ, mais qu’il prenne au contraire le temps d’assimiler les points essentiels.
La fin de la période d’essai
Votre collaborateur aura normalement gagné en autonomie et prouvé sa capacité à assurer les fonctions pour lesquelles vous l’avez recruté. Profitez-en pour vérifier s’il s’est bien intégré dans l’équipe et si le travail attendu correspond à ce qu’il avait imaginé pour éventuellement réajuster certaines tâches s’il est déçu.
D’après une enquête réalisée par BambooHR, 26% des nouveaux collaborateurs ont quitté leur poste dans les six mois parce que le poste ne correspondait pas à ce qu’ils imaginaient. N’attendez pas que six mois s’écoulent pour vous assurer de la bonne intégration de votre nouvelle recrue. Pour éviter de vous retrouver face à une démission précipitée, suivez de près le parcours d’intégration du nouveau collaborateur.
La première année
Faire un point avec votre collaborateur après un an d’intégration est l’opportunité de mettre en avant ses progrès et valider tout ce qu’il apporte de positif à l’entreprise. D’après la « hiérarchie de l’implication de l’employé », développée par Gallup et issue de dizaines d’années de recherches auprès de millions de collaborateurs à travers le monde, la reconnaissance des progrès réalisés dans le cadre professionnel fait partie des éléments indispensables à l’implication des salariés dans l’entreprise.
Bien qu’un employé soit recruté pour un poste pour lequel il a été formé, il réalise un effort personnel pour participer à l’activité de l’entreprise et il se maintiendra à un haut niveau de productivité si cet effort est reconnu et apprécié, et ce dès la phase d’intégration.
2) Définissez des priorités au démarrage de la période d’intégration
Les quatre éléments les plus appréciés pendant la première semaine d’intégration par ordre d’importance : La formation au poste, la découverte de la culture d’entreprise, l’installation physique et administrative dans l’entreprise et enfin l’attribution d’un référent. (Infographie BambooHR « What people really want from onboarding »)
Mettez l’accent sur les points essentiels !
Vous trouverez de nombreux conseils pour bien définir un parcours d’intégration. Certains sont facilement accessibles, d’autres demandent un investissement financier important, impliquent de nombreux collaborateurs, s’appliquent à des petites entreprises et des start-ups ou sont plus facilement réalisables dans de grandes structures.
Si vous ne pouvez pas mettre en place un parcours d’intégration à gros budget, ne vous inquiétez pas et veillez simplement à miser sur les points essentiels.
Définir le parcours intégration avec le poste
Mettez l’accent sur toutes les étapes liées à la formation de votre nouvelle recrue. Tout d’abord, assurez-vous qu’il dispose de tout l’équipement adéquat pour assurer les fonctions pour lesquelles vous l’avez recruté. Ensuite, veillez à ce que la formation dispensée soit complète et qu’il sache à qui s’adresser pour toutes les questions relatives aux tâches qu’il devra exercer.
Enfin, assurez-vous que les tâches qui lui ont été données sont claires. D’après l’enquête BambooHR, 23% des nouveaux collaborateurs ont démissionné peu de temps après leur intégration dans l’entreprise parce que leurs responsabilités ne leur avaient pas été clairement définies.
Miser sur la culture de l’entreprise
Pour faciliter l’intégration de tout nouveau collaborateur, il est indispensable de lui communiquer les codes de l’entreprise dès les premiers jours de son arrivée, voire avant. Plus il comprendra comment son environnement fonctionne, plus il sera en mesure de s’y adapter. D’après l’enquête Yooo ! (You Only Onboard Once !) réalisée en 2018, seulement 7% des nouvelles recrues ont reçu des informations sur le code vestimentaire à suivre avant d’intégrer l’entreprise. De plus, assurez-vous qu’il aura également un référent pour toutes ses questions concernant l’entreprise et les démarches administratives.
Les collaborateurs
De toute évidence, vous n’avez pas de contrôle sur les amitiés que votre nouvelle recrue va développer dans son environnement professionnel, mais vous pouvez faciliter son intégration en développant la cohésion avec ses nouveaux collaborateurs. Ne négligez pas le rapport humain et les premiers contacts avec les collègues. Donnez le temps à votre équipe de faire connaissance et célébrez l’arrivée de votre nouveau collaborateur avec un pot de bienvenue ou un évènement symbolique.
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