Le calendrier partagé ou comment faciliter l’organisation d’un entretien de recrutement ?

Un entretien de recrutement nécessite souvent la présence de plusieurs personnes autour de la table. Que ce soit en personne ou en visioconférence, le candidat est généralement face au recruteur qui est accompagné du futur manager et d’un collègue. Cette pluralité des points de vue permet de confronter les expériences, de poser des questions personnalisées et de comparer les ressentis à l’issue de l’entretien pour être certain de faire le bon choix. Le problème, c’est que coordonner deux, trois ou quatre calendriers peut vite tourner au cauchemar. C’est pour cela que le calendrier partagé existe. Explications.

Recrutement : qu’est-ce qu’un calendrier partagé ?

– Est-ce que vous êtes disponible mardi prochain ?

– Attendez, il faut que je vérifie.

– De mon côté, je dois coordonner avec mes collègues qui seront présents lors de l’entretien…

– Est-ce que jeudi après-midi ça vous irait ?

– Malheureusement, non. Vendredi après-midi plutôt ?

– Ça risque d’être compliqué. Attendez, le mieux c’est que je regarde de mon côté et je vous rappelle.

Vouloir programmer un entretien avec un candidat peut parfois ressembler à un long chemin de croix. C’est déjà difficile quand les discussions ont lieu par téléphone, mais quand elles sont par e-mails, vous devez parfois échanger une dizaine d’e-mails avant de trouver le bon créneau horaire. N’avez-vous pas un autre bon usage à faire de votre temps ?

Face à cette question d’organisation, le calendrier partagé s’inscrit comme une solution parfaite pour l’organisation d’un entretien de recrutement. Son principe est simple : il s’agit d’un calendrier unique qui agrège les disponibilités de tous les participants en un seul lieu. Ainsi, le calendrier partagé permet de visualiser en quelques secondes les moments où toutes les personnes sont disponibles au lieu de faire de multiple allers-retours par téléphone, messagerie ou e-mails. La personne à qui vous envoyez le calendrier partagé peut immédiatement se positionner et, en moins de 30 secondes, le rendez-vous est programmé et confirmé.

À noter que le calendrier partagé n’affiche que les zones déclarées comme étant disponibles dans votre calendrier et celui de vos collègues. Aucune information n’y figure sur vos rendez-vous existants, et votre vie privée est préservée. Dès que vous ajoutez un nouveau rendez-vous dans votre calendrier, le créneau horaire devient immédiatement occupé et disparaît de votre calendrier partagé en temps réel.

Les avantages du calendrier partagé pour recruter

Plus facile, plus agile, plus simple… le calendrier partagé dispose de nombreux avantages pour recruter, aussi bien du côté employeur que du côté candidat.

Pour le candidat :

• Il choisit en toute autonomie le créneau horaire qui correspondra le mieux à son emploi du temps. Cela lui évite de devoir prendre trop de temps sur sa journée de travail ou d’échanger au téléphone de manière suspicieuse pour ses collègues ou managers qui pourraient se douter de quelque chose. 
• Le calendrier partagé donne du pouvoir au candidat, car l’entreprise fait en fonction de son emploi du temps à lui et plus seulement en fonction de celui du recruteur.
• Un candidat qui choisit lui-même sa date d’entretien sera plus disponible psychologiquement lors de l’échange. La pression du temps en moins et grâce à la flexibilité qui lui est offerte, le candidat se trouve dans les meilleures conditions pour réaliser sereinement son entretien.

Pour le recruteur : 

• Une meilleure gestion du temps permet d’organiser davantage de rendez-vous et de recruter plus de candidats.
• Le calendrier partagé conduit à améliorer l’expérience candidat, mais aussi celle du côté de l’employeur. Vous pouvez vous décharger de la prise de rendez-vous et de la coordination des entretiens avec vos collègues. De quoi vous libérer plus de temps pour la préparation de vos rencontres.
• Vous n’avez pas à gérer la gestion administrative de la prise de rendez-vous avec les candidats. Cela comprend le fait de trouver le bon créneau horaire, mais aussi de gérer le partage du CV et le profil du candidat qui peut être joint automatiquement aux calendriers des personnes internes avec qui vous réalisez l’entretien.
• Dans l’hypothèse où vous recrutez à l’international, ou avec des personnes issues d’outre-mer qui sont sur des fuseaux horaires différents, le calendrier partagé facilite la recherche du bon moment sur le bon fuseau horaire en évitant les risques d’erreurs.

Comment créer un calendrier partagé pour l’organisation d’un entretien de recrutement ?

La planification des entretiens a toujours été l’une des tâches de recrutement les plus frustrantes et les plus longues pour un recruteur. Avec le calendrier partagé, vous avez la possibilité de synchroniser votre agenda – et celui de vos collègues – afin de proposer un créneau horaire pour vos candidats qui pourront alors choisir le moment qui convient à tous.

Les logiciels qui gèrent les calendriers partagés de ce type existent depuis longtemps, et sont très utiles, notamment pour les commerciaux, afin de fixer des rendez-vous avec leurs prospects et clients. Il suffit d’envoyer un simple lien qui renvoie vers un service tiers du type Calendly, Doodle, Setmore ou Youcanbook.me. Le problème, c’est qu’au-delà du calendrier, il est aussi important d’intégrer cette démarche dans un système global de recrutement. En effet, le calendrier partagé est la première étape de l’expérience qui doit conduire également à gérer facilement le recrutement avec un CV partagé, un lien sur le profil du candidat, la possibilité de concevoir des parcours candidats sur mesure et de qualifier finement vos candidats.

La solution réside alors dans un logiciel de recrutement professionnel, ou ATS pour Applicant Tracking System, capable d’intégrer cette fonctionnalité de calendrier partagé comme le propose Cegid Digitalrecruiters. Vous aurez alors tous les avantages d’une gestion facilitée des rendez-vous avec l’intégration complète d’un système d’aide au recrutement qui vous fera gagner beaucoup de temps au quotidien. De quoi professionnaliser vos recrutements pour détecter et convaincre les meilleurs talents.

En supprimant les points de friction engendrés par le processus de recrutement, comme la complexité liée aux prises de rendez-vous avec un recruteur, le calendrier partagé facilite l’organisation d’un entretien et conduit à une meilleure expérience candidat. C’est une démarche stratégique qui contribue aussi à mettre vos candidats dans de meilleures dispositions en supprimant tous ces petits irritants grâce à la digitalisation de vos recrutements.

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