Selon une étude Mercuri Urval, la première raison de l’absence de processus d’intégration est liée à la culture de l’entreprise !
Décider de mettre en place un processus d’accueil est une excellente décision pour améliorer l’intégration des collaborateurs. Cette prise de décision est un réel pas en avant, mais n’est pas sans risque. Parfois, en voulant mieux faire, on tombe dans certains écueils, qui peuvent avoir un effet délétère sur l’intégration : tout le contraire de ce que l’on cherche !
Dans cet article, voyons ensemble les points de vigilance importants pour l’intégration des nouveaux collaborateurs et les pièges à éviter.
1) S’assurer d’avoir une base solide avant d’en faire davantage
Près de deux tiers des entreprises déclarent ne pas avoir de processus d’intégration !
Assurez-vous de maitriser les bases de l’intégration : l’administratif, le matériel, ou encore l’intégration du nouveau salarié dans l’activité
Dès que l’on formalise un processus, ou que l’on met en place un changement, le premier piège est de vouloir trop en faire. Cet écueil fait écho à la bonne utilisation de PowerPoint : pour chaque slide, nous voulons inconsciemment rajouter toujours plus de contenu, pour éviter qu’elle ne paraisse vide. Ici, c’est la même chose : l’écueil classique est de vouloir créer un parcours d’intégration très dense, sur plusieurs journées, avec de nombreux contenus variés dans le fond et dans la forme. Si de tels processus d’intégration peuvent être efficaces, il faut toujours ramener ce que l’on fait au contexte de l’entreprise. L’adaptation est de mise : ai-je besoin que le salarié connaisse tout l’historique de l’entreprise depuis sa création ? Sera-t-il mieux intégré si je lui fais littéralement rencontrer tous les collaborateurs de la boite le premier jour ? Le processus doit-il nécessairement durer plusieurs journées ?
Dans la pratique, le premier travail à réaliser est de s’occuper de l’essentiel, à savoir : l’intégration administrative du salarié dans le système de l’entreprise, la désignation d’une personne pour l’accueillir jour J, et la planification des missions qui lui seront confiées dès le début. La question n’est pas de savoir si ces aspects ont bien été effectués sur les derniers exemples d’intégration, mais s’ils sont systématiquement intégrés dans une routine formalisée. Pour cela, l’aide d’un SIRH peut être très utile, par exemple.
2) Organiser l’intégration en collaboration avec le manager
« Pendant la période d’intégration, de nombreux collaborateurs se mettent énormément de pression pour faire leurs preuves et être opérationnels très rapidement. C’est donc le rôle des managers et des ressources humaines de maitriser cette pression pour bien réussir toutes les étapes d’une bonne intégration ». Philippe Fresse, Directeur du département Commerce et Distribution du cabinet Mercuri Urval
Tout comme dans le recrutement, le manager doit être un acteur majeur de l’intégration pour garantir sa réussite
Même si un processus d’intégration est programmé au millimètre près, la fonction RH ne pourra pas s’en occuper à 100%. Au contraire, celui-ci doit être réalisé en totale collaboration avec le manager, qui doit être partie prenante de ce processus, puisque c’est avec lui que le salarié passera beaucoup de son temps professionnel. C’est aussi lui qui planifiera ses premières missions. Ainsi, le point d’alerte est le suivant : rien ne sert de trop formaliser une intégration ni de trop la détailler.
L’enjeu est davantage de sensibiliser les managers à la nécessité de l’intégration, avec quelques lignes directrices essentielles, plutôt que de mettre en place une procédure presque « militaire » à respecter à tout prix. D’une part, cela renforcera la professionnalisation des managers dans leur rôle, et d’autre part, cela leur laissera plus de souplesse, nécessaire à la réalité du terrain. Par conséquent, si la taille de l’entreprise et la cadence du recrutement le permettent, passer un rapide temps de préparation avec le manager de chaque nouveau salarié est l’idéal pour augmenter la qualité de son intégration.
3) Demandez un feedback à vos nouveaux salariés
Pour 86% des employeurs, l’écoute est la qualité la plus importante pour réussir une bonne intégration.
Les nouveaux collaborateurs ont beaucoup à nous apprendre sur notre propre processus d’intégration
Au-delà de trouver l’astuce ou le gadget qui rendra meilleure l’intégration des collaborateurs, pourquoi ne pas directement demander leurs avis ? Si vous souhaitez formaliser un processus d’intégration, c’est peut-être d’ailleurs par là qu’il faudrait commencer. En effet, le feedback donné par les premiers concernés aide à faire un état des lieux, à dresser un diagnostic de l’efficacité de l’intégration actuelle. Pour le mettre en place, plusieurs systèmes sont possibles.
Le plus classique, par exemple, est d’instaurer un questionnaire d’étonnement au bout d’un certain temps pour les nouveaux. Certains le modernisent et le mettent sous forme d’une application, ou d’un questionnaire en ligne. Quoi qu’il en soit, celui-ci doit rester court, facile à remplir, et surtout, garantir la confidentialité des réponses. Ce dernier point est souvent l’obstacle majeur à ce type de démarche, notamment en fonction de la taille de l’entreprise. Si les flux de recrutement ne permettent pas d’avoir suffisamment de nouveaux collaborateurs dans l’année, les réponses peuvent être exploitées seulement en fin d’année, pour éviter de trahir l’anonymat des personnes.
Un processus d’intégration peut toujours être perfectionné afin d’améliorer l’accueil de nouveaux collaborateurs. Cependant, il faut à tout prix éviter de penser qu’une bonne intégration est celle qui rend le salarié parfaitement opérationnel dès le début. Il restera toujours une part de temps incompressible pour que le salarié s’habitue à sa nouvelle entreprise, temps pouvant notamment varier en fonction de son passé professionnel.
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