Comment mettre en place un processus de recrutement vraiment data driven ?

Le recrutement axé sur les données consiste à utiliser des faits et des statistiques tangibles pour éclairer vos décisions de recrutement, de la sélection des candidats à la création de plans de recrutement. 

Les équipes de recrutement qui utilisent les données sont plus efficaces, à moindre coûts.

On vous partage dans cet article 5 bonnes raisons d’adopter le recrutement data driven et quelques bonnes pratiques pour le mettre en place, et en tirer un maximum.

Pourquoi est-il indispensable d’intégrer les données à vos processus de recrutement ?

1. Arrêter de prendre des décisions à l’instinct

Tout ce qui est fondé sur une intuition plutôt que sur une prise de décision logique et raisonnable a des chances de se retourner contre vous.

Un candidat peut être la personne la plus charmante que vous ayez jamais rencontrée, mais cela ne signifie pas qu’il soit à la hauteur de vos attentes. 

Au lieu de prendre des décisions d’embauche sur le CV ou la sympathie d’un candidat, essayez de voir quels logiciels et/ou outils de recrutement existent pour tirer profit des données.

De cette façon, vous pouvez décider des compétences d’une personne, de son adéquation avec la culture, de sa personnalité et de bien d’autres variables. 

Surtout, la prise de décision fondée sur les données élimine la plupart des incertitudes de votre processus de sélection, ce qui vous permet d’être plus confiant dans vos décisions.

2. Améliorer la qualité de l’embauche

L’embauche des meilleurs employés améliore considérablement les performances de votre entreprise à court et à long terme.

Avec le recrutement traditionnel cela peut être difficile. En utilisant les données, vous pouvez augmenter considérablement vos chances de réaliser les bons recrutements.

Il existe de nombreuses approches différentes pour améliorer la qualité des recrutements, en fonction des données que vous utilisez, de la manière dont vous les utilisez, etc. 

Nous allons toutefois vous expliquer l’une de nos méthodologies préférées fondée sur les données suivantes à collecter :

1. Pourcentage de bons recrutements – Dans un département donné, quel est le pourcentage de vos recrutements qui sont les plus performants ?
2. Turnover – Quel pourcentage de vos nouvelles recrues démissionne au bout de quelques mois ?
3. Productivité – Combien de temps faut-il pour qu’une embauche « réussie » commence à être aussi performante que promis ?
4. Source de l’embauche – D’où vient la candidature de l’employé ? De référencement naturel ? 

Une fois que vous avez ces données, comparez les trois premières mesures entre les différentes sources. De cette façon, vous pouvez comprendre quels canaux de recrutement fonctionnent le mieux.

Par exemple, vous pouvez apprendre que les employés que vous embauchez par cooptation ont un turnover beaucoup plus faible et une productivité élevée. Dans ce cas, vous pourriez décider de renforcer l’incitation pour vos employés à recommander des personnes. 

Autre exemple, il se peut qu’un certain site d’offres d’emploi vous permette d’obtenir de bien meilleurs talents que les autres. Dans ce cas, vous pouvez augmenter votre budget pour ce site spécifique.

Une fois que vous avez apporté des changements à votre stratégie de recrutement, comparez les nouvelles données aux anciennes.

3. Diminuer les coûts d’embauche

Concentrez-vous uniquement sur les paramètres qui conduisent aux meilleures embauches. En éliminant au maximum les facteurs de pertes ou de départs, vous devriez constater une diminution du coût global des embauches.

Par exemple, identifiez les sites sur lesquels vous dépensez trop de temps et d’argent pour faire de la publicité, et qui n’offrent que peu – ou pas – de résultats concrets. Il est préférable de supprimer entièrement ce poste de coût. 

Vous pourrez ainsi économiser beaucoup d’argent, que vous pourrez consacrer à des efforts de recrutement plus fructueux.

4. Améliorer l’expérience du candidat

Rendez votre processus de candidature amusant ! Si votre organisation a son propre processus de candidature en ligne, ajoutez des vidéos, des jeux d’adresse ou des questions amusantes. Gardez toutes les formalités pour l’après-embauche.
Voici 6 sites carrières d’entreprise les plus inspirants et innovants pour vous inspirer. 

Ensuite, optez pour le mobile ! Plus de 60 % des recherches sont sur smartphone, alors optimisez la version mobile de votre site. Pour mesurer le comportement, suivez le taux de rebond via Google Analytics. Un bon taux de rebond (pourcentage d’utilisateurs qui quittent le site quelques secondes après l’avoir visité) se situe entre 41 et 55 %). 

5. Anticiper les postes vacants et les recrutement à venir

Pour une entreprise moyenne, prévoir quoi que ce soit en matière de recrutement relève au mieux de la conjecture. 

Vous ne pouvez pas, par exemple, évaluer le montant à dépenser pour le recrutement car vous ne savez pas combien d’employés pourraient démissionner.

Avec le recrutement basé sur les données, la prévision devient un jeu d’enfant. Pour avoir une meilleure idée de ce que devrait être le budget de recrutement, suivez : 

• Le turnover annuel 
• Les mouvements annuels entre les départements 

Si, statistiquement, X employés quittent l’entreprise dans l’année, vous avez besoin d’un budget de Y. Cela permet de s’assurer que chaque fois qu’il y a un changement de personnel, le budget est suffisant.

Cela permet aussi de s’assurer qu’à chaque fois qu’il est nécessaire d’embaucher un nouvel employé au plus vite, le département RH dispose de l’argent nécessaire. 

Un autre élément utile à prévoir est le délai d’embauche. Il peut être très important pour un certain département de savoir quand le nouvel employé arrive, afin de pouvoir planifier en conséquence. Cela est d’autant plus vrai s’il s’agit d’une embauche clé.

En utilisant des données historiques sur les délais, vous obtenez une estimation assez précise de la durée d’une embauche. 

Comment intégrer de l’intelligence dans votre processus de recrutement ?

Mesurez les bons éléments

Toutes les entreprises ont intérêt à mesurer la qualité de l’embauche pour mesurer l’efficacité globale de vos processus. 

Vous pouvez commencer par sélectionner quelques indicateurs de recrutement importants à suivre, dont : 

• Coût par embauche 
• Délai d’embauche
• Source d’embauche
• Résultats de l’expérience du candidat (taux de conversion des candidatures, commentaires des candidats)
• Taux d’acceptation des offres d’emploi

Pour déterminer ce qui compte le plus pour votre entreprise, n’hésitez pas à demander aux dirigeants et responsables du recrutement d’entreprises similaires à la vôtre des réponses à ces questions :

• Qu’aimeriez-vous savoir sur votre processus de recrutement ?
• Quelles données utilisez-vous (ou aimeriez-vous utiliser) pour devenir plus productif lors du recrutement ?
• Quels problèmes en matière de recrutement rencontrez-vous souvent ?
• Quelles sont les sources/méthodes de recrutement que vous considérez comme peu fiables, mais vous n’avez pas les données pour le prouver ?
• À quoi ressemble pour vous un processus de recrutement réussi ?

La collecte de données prend souvent beaucoup de temps. Essayez de la rendre aussi indolore que possible ! 

Pour cela, il existe des logiciels à votre disposition. Certaines données peuvent facilement être recueillies via Google Analytics (par exemple, les taux de conversion de la page des carrières) ou via de simples enquêtes. 

Votre système de suivi des candidats (ATS) dispose peut-être déjà de fonctionnalités de rapport qui feront le travail à votre place.

Optimiser vos délais de recrutement

Si votre délai d’embauche est systématiquement supérieur à la moyenne de votre secteur, examinez les étapes de votre processus de recrutement qui sont à la traîne. 

Voici quelques obstacles courants :

• Le sourcing : Envisagez de diversifier vos méthodes de sourcing avec le recrutement social ou l’utilisation d’un outil de sourcing pour vous aider à constituer des viviers de talents. Pour toucher un public plus jeune, on peut envisager de faire appel à une agence tiktok ads. 
• Présélection : Incluez des questions de qualification dans vos formulaires de candidature et préparez des questions efficaces pour les entretiens téléphoniques avant de commencer à sélectionner les candidats.
• Entretiens : Envisagez d’utiliser un logiciel qui vous aidera à planifier sans effort les entretiens avec les responsables du recrutement et les candidats sur plusieurs calendriers.
• Offres d’emploi : Rédigez des lettres d’offre d’emploi qui résument précisément vos postes et incitent les candidats à accepter.

Améliorer le taux d’acceptation de vos offres

Le fait que vos meilleurs candidats refusent vos offres d’emploi se traduit par des coûts plus élevés et des postes qui restent vacants plus longtemps. 

Si vous constatez qu’un pourcentage élevé de vos offres d’emploi est rejeté, envisagez quelques solutions :

1. Créez des offres d’emploi plus compétitives. Faites des recherches plus approfondies sur les avantages sociaux, les salaires, et les primes commerciales sur des sites comme Glassdoor et PayScale.
2. Mesurez l’intérêt des candidats pour le poste dès le début. Assurez-vous de communiquer efficacement avec les candidats pendant les présélections téléphoniques et les entretiens (par exemple, discutez de leurs motivations et de leurs préoccupations) au sujet du poste.
3. Assurez-vous que l’expérience du candidat est positive. Veillez à ce que votre équipe traite correctement les candidats (par exemple, en leur répondant dans les délais, en les mettant à l’aise pendant les entretiens).
4. Rédigez des offres d’emploi qui reflètent les attentes des candidats pour le poste. Par exemple, si vous avez dit aux candidats pendant les entretiens qu’un poste nécessite 20 % de déplacements alors que l’offre d’emploi parle de 50 %, il est peu probable que les candidats acceptent.

Améliorer la rétention des nouvelles recrues

Le turnover des nouveaux employés reflète le nombre d’employés qui quittent l’entreprise peu de temps après leur embauche. 

Voici deux remèdes courants lorsque le turnover est trop élevé : 

1. Communiquez bien avec les candidats au sujet du poste. Assurez-vous qu’ils comprennent les tâches, les exigences et les attentes en matière de performance individuelle et collective bien avant qu’ils ne reçoivent votre offre d’emploi. Si vos nouvelles recrues ont l’impression que vous les avez mal informées sur le poste, elles risquent de partir.
2. Créez un processus d’intégration efficace. Accueillez votre nouvel employé par e-mail. Veillez à ce que vos nouvelles recrues se sentent bienvenues, reçoivent une formation appropriée et aient l’occasion de faire un travail intéressant dès le départ.

Retirer les biais cognitifs du processus de recrutement

A chaque étape du processus, de la présélection du CV à l’entretien, il est important de disposer d’une grille d’évaluation pour chaque candidat. 

Ces derniers doivent être notés objectivement, de manière binaire, par rapport à chaque compétence pertinente, et ce, à chaque étape.

Les compétences peuvent être notées sur une échelle objective, par exemple de de cinq à dix points. A chaque étape, il faut aussi conserver des notes détaillées afin d’avoir une vision approfondie. 

Par exemple, votre tableau de bord quantitatif pourrait être :

Pour tenir compte des biais, harmonisez les notes attribuées par chacun des examinateurs car ils jugeront tous différemment.

Il est pratiquement impossible de générer des données exploitables à partir d’entretiens non structurés. C’est une des raisons pour lesquelles vous devriez les éviter à tout prix. 

Les entretiens structurés vous permettent de recueillir des données fiables et comparables pour tous les candidats. Ils orientent également les enquêteurs vers des décisions plus objectives.

Dans le scénario idéal, tous les candidats ayant franchi les étapes précédentes devraient être compétents pour le poste. C’est alors à l’examinateur de décider qui est susceptible d’être le plus performant.

Voici un processus que vous pouvez suivre pour mettre en œuvre des entretiens structurés efficaces :

1. Définir les traits de caractère que vous recherchez chez le candidat.
   Si possible, faites en sorte que ces traits de caractères (5 ou 6 traits suffisent) soient aussi indépendants les uns des autres. Disons que vous recrutez un développeur de logiciels. Vous recherchez probablement une personne qui « apprend vite », « est analytique », « est douée pour la gestion des tâches » et « a l’esprit d’équipe ». 
2. Mesurer ces traits.
   Déterminez comment vous allez analyser chacun de ces traits en créant plusieurs questions pour les évaluer et déterminez quelle réponse correspond à telle note sur une échelle de 1 à 5. Décidez du score total qu’un candidat doit obtenir pour obtenir le poste. 
3. Instructions pour l’examinateur.
   Rédigez une description détaillée des caractéristiques et une série de questions fixes pour les examinateurs. Respectez l’ordre questions et vérifiez que les enquêteurs prennent également des notes détaillées pendant l’entretien.
4. Obtenir des retours.
   Veillez à ce que les enquêteurs soumettent leurs commentaires dans les 24 heures suivant l’entretien. Les enquêteurs ne se souviendront pas des sujets abordés au cours de l’entretien après une journée.
5. Agissez rapidement.
   Dès qu’un candidat dépasse vos attentes quant aux compétences requises pour le poste, proposez-lui une offre. Il peut même s’agir du premier candidat que vous rencontrez, n’attendez pas de trouver un « meilleur candidat ».