Selon une enquête APEC 2017, 68% des entreprises de plus de 5000 salariés disposent d’un progiciel de recrutement !
Rapidité et efficacité, tels sont les maître-mots que doivent respecter tous les recrutements. Afin de répondre à ces deux exigences, la possibilité de mettre en place une solution logicielle de recrutement est de plus en plus répandue. Certaines solutions prennent en charge une grande partie du recrutement, comme le logiciel Cegid Digitalrecruiters, qui permet un pilotage avancé du processus.
Le logiciel de recrutement libère du temps aux professionnels RH, qui peuvent se concentrer sur les sujets à forte valeur ajoutée, tel que le travail de la marque employeur, par exemple. Cependant, le déploiement de tels projets suscite parfois des inquiétudes, ces derniers pouvant durer plus longtemps que prévu ou mis en péril par des évènements inattendus.
Plusieurs dimensions, liées à l’implémentation d’une nouvelle solution de recrutement, peuvent être sources de retard, comme notamment celle de la délicate prise en compte du RGPD, le Règlement Général sur la Protection des Données, obligatoire depuis mai dernier. Comment déployer rapidement une solution de recrutement ? Quels pièges faut-il éviter ? Éléments de réponse dans cet article.
Assurez une fiabilité technique irréprochable
Selon une enquête du cabinet McKinsey 2015, seulement 35% des dirigeants interrogés estiment que leur DSI est un acteur clé de la stratégie de l’entreprise !
La DSI doit être impliquée le plus tôt possible dans le projet de déploiement.
Bien entendu, la première étape d’un projet touchant de près à la technique est d’impliquer au mieux la DSI, ou du moins, le service technique de l’entreprise. Trop de projets sont lancés avec un rajout tardif de ce type d’acteur, entraînant bien souvent des complications, voire une annulation du projet. Pourtant, les solutions logicielles de recrutement actuelles sont maintenant très simples dans leur déploiement, et ne nécessitent pas de longues phases de développement ou de tests au sein de l’organisation. La fiabilité technique permettra notamment de ne pas provoquer davantage de résistances de la part des futurs utilisateurs, qui peuvent être aussi sources de retards, causés par des difficultés d’appropriation de la solution.
Soyez généreux en communication
Selon une enquête de Gatehouse 2015, 64% des personnes interrogées estiment ne pas mener une stratégie de communication interne claire et précise.
3 principes de communication sont à respecter : synthèse, pédagogie, et cohérence !
Indépendamment du nombre de personnes qui seront destinées à utiliser le logiciel, une étape à ne pas négliger est de communiquer sur le nouveau déploiement, à destination de tous les recruteurs. Comme cet événement sera probablement vécu comme un changement par les collaborateurs concernés, il vaut mieux trop communiquer qu’être avare en informations ! Si le volume d’utilisateurs est élevé, il peut être pertinent de définir à l’avance un plan de communication, en précisant les dates, les types de supports, les différents destinataires et le contenu des informations délivrées pour mieux s’organiser. Multiplier les supports et les canaux d’information est un atout qui s’avère efficace pour maintenir l’attention des personnes envers le projet.
Au niveau du contenu, l’important est de respecter un certain nombre de principes pour une communication efficace :
- Synthèse : les messages doivent être courts et précis. Trop d’information suscitera davantage d’inquiétudes, et une surcharge mentale des personnes qui liront les messages.
- Pédagogie : bien sûr, il faut prendre soin d’apporter de la clarté aux messages émis. Tester chacune des communications sur d’autres personnes est donc primordial, avant chaque envoi. Il est également nécessaire de ne pas vouloir aborder trop de choses en même temps, sous peine de rester trop général, et donc de ne pas être clair.
- Cohérence : Tous les messages doivent être cohérents entre eux, et aucune formulation ne doit potentiellement susciter de contresens, sous peine de créer plus d’inquiétude. Répéter certaines informations-clés dans le cadre de plusieurs messages peut être rassurant pour les futurs utilisateurs.
Au niveau de la forme, tous les moyens sont bons ! Mails, fiches PDF ou brochures disponibles sur le serveur commun et/ou dans les espaces collectifs, présentations express aux équipes, présentations aux séminaires, vidéos animées : tant que les messages sont concis, tous les moyens de communication traditionnels en entreprise peuvent être utilisés.
Intégrez le RGPD dans l’implémentation de votre solution de recrutement
Selon une enquête Abington Advisory et K2 France 2018, 47% des répondants considèrent le RGPD comme un levier de transformation.
La demande de consentement sur le stockage des données, ainsi que l’information constante des candidats doit être organisée.
Le Règlement Général sur La Protection des Données, plus connu sous le terme « RGPD », est entré en vigueur le 25 mai 2018. Bien sûr, les ressources humaines sont également concernées par ce règlement, qui fait référence à tout type de donnée stockée d’un utilisateur, par tout type d’entreprise ou d’organisation. Mais alors, comment le prendre en compte dans le cadre du recrutement, en particulier lorsqu’une solution logicielle est utilisée ?
En premier lieu, il faut garder à l’esprit que le cœur de la mise en conformité consiste à demander le consentement des personnes pour le stockage de leurs données. Il est donc nécessaire de commencer par cela, en le demandant systématiquement aux candidats. Le plus simple est d’intégrer cette question directement lorsque le candidat postule.
Certaines solutions, comme le logiciel Cegid Digitalrecruiters par exemple, vous permettent de créer directement un formulaire unique permettant aux candidats de postuler sur votre site emploi. Il suffit donc d’ajouter une question au formulaire, pour poser la question systématiquement à tous les candidats. Il faudra bien sûr veiller à ce que tous les recruteurs dirigent chaque candidat vers le même formulaire, pour uniformiser le mode d’envoi des candidatures.
Cependant, si l’envoi des candidatures continue à se faire par mail, il sera donc nécessaire que chaque recruteur demande le consentement au candidat pour ajouter sa candidature à un vivier. Toute demande doit préciser en détail l’objet du stockage : s’agit-il uniquement des coordonnées ? Du CV tout entier ? Pour combien de temps le stockage est-il prévu au minimum ?
En plus du consentement, il faut également préciser au candidat qu’il peut à tout moment consulter, modifier, ou supprimer les informations stockées à son sujet. Aussi, il peut être pertinent de rajouter dans la signature automatique de chaque recruteur une mention sur le stockage des données, afin d’être sûr de ne pas oublier cet aspect. Le candidat sera donc automatiquement informé à chaque mail reçu de la part du recruteur.
Si la technique est un aspect important dans le déploiement d’une solution de recrutement, il ne faut pas négliger de conduire en parallèle, le changement au sein des futurs utilisateurs. En effet, le logiciel de recrutement peut-être rapidement opérationnel, mais les collaborateurs doivent prendre le temps de s’y familiariser. La façon de communiquer sera donc fortement décisive dans la réussite de l’implémentation du logiciel. Dans le cadre d’une solution de recrutement, il est également important de ne pas négliger les obligations légales de la RGPD, afin de rester en conformité avec les lois françaises et européennes.
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