Selon une étude LabRH-OpinionWay de 2013, 26% des salariés français ne savent pas quel est le rôle de la communication interne.
La communication interne prend une place de plus en plus importante dans les entreprises. Autrefois cantonnée à la diffusion d’informations purement pratiques comme le calendrier à respecter pour faire valider ses congés d’étés, son rôle a progressivement évolué pour devenir un véritable outil de management. La communication interne participe désormais à la mise en place d’une stratégie d’entreprise globale utilisant tous les moyens modernes mis à sa disposition, de la campagne de mailing au forum intranet collaboratif en passant par l’organisation d’évènements internes.
Marketing interne, communication et ressources humaines se rejoignent donc pour participer au développement de l’esprit d’entreprise et à l’implémentation de nouveaux projets organisationnels. Cependant, le niveau d’intervention des différents acteurs doit être clairement défini pour garantir la réussite d’une communication interne, un exercice particulièrement délicat pour le management.
Dans quelle mesure RH et Communication interviennent-ils dans l’élaboration et la diffusion de communications internes ? Dans cet article, l’analyse du débat RH vs Com !
Les nouvelles formes de communication interne : de plus en plus complexes et spécialisées
58% des entreprises ont effectué au moins 2 refontes de leur intranet au cours de l’année 2015 (Observatoire de l’intranet et de la stratégie numérique de 2015)
Communication interne : un arsenal d’outils digne d’une campagne présidentielle
Quand on pense communication interne, on a tous en tête les circulaires reçues sur notre boîte mail professionnelle, bien souvent informatives et rarement lues dans leur intégralité, hormis celles traitant des modalités de prise des congés payés ou du nouveau calcul des primes pour l’année à venir!
Aujourd’hui, salariés et employeurs, attendent plus de la communication interne. Elle est devenue un véritable moyen de communication en entreprise permettant à la fois de faire passer des messages importants, mais aussi de fédérer autour d’une stratégie commune toute l’entreprise. Les outils dont elle dispose sont en pleine évolution, pour n’en citer que quelques exemples très répandus: l’intranet, l’affichage, les prospectus et brochures, les newsletters ou journaux internes, les campagnes de mailing, les courriers, les réseaux sociaux d’entreprises, les forums et blogs de discussion, les réunions en ligne sous forme de Webex ou Skype, appelés également Webinars, les permanences, les réunions d’information, l’organisation d’évènements entreprise spécifiques… Tous ces éléments de communication interne évoluent conjointement avec l’arrivée de nouvelles technologies dans le monde professionnel. Dans de nombreuses entreprises sont mis en place des forums de discussion interactifs, autogérés par des salariés ambassadeurs autour de thématiques bien précises (par service, par projet, par intérêt commun…). Ces nouveaux espaces de discussion interne à une structure sont un lieu de communication privilégié, aussi bien de la nouvelle stratégie de développement que des modalités de fonctionnement des nouvelles imprimantes du service !
Parmi tous ces moyens de communication, les plus efficaces restent l’organisation de réunions d’information afin de communiquer directement avec les salariés. Cette méthode est souvent plébiscitée lors de grands changements organisationnels, de nominations de nouveaux collaborateurs à des postes stratégiques ou encore pour saluer de bons résultats. A l’image de la communication externe, la communication interne se veut professionnelle et place les salariés au cœur de son fonctionnement.
Certains PDG tiennent également des blogs et plateformes de discussion où chaque salarié peut sans aucun filtre contacter directement la direction et poser ses questions sans intermédiaire. Nous pouvons citer le cas de Gary Elden, CEO du Groupe SThree, groupe de recrutement international de plus de 2500 personnes, qui propose plusieurs fois par semaine, des permanences sur son blog afin que les employés lui posent directement des questions. Ici, la communication interne prend tout son sens, les informations arrivent directement auprès des salariés et les problématiques rencontrées par ces derniers parviennent directement aux oreilles du PDG sans aucune barrière. Cette nouvelle méthode de communication, à la fois ascendante et descendante, tend à se développer de plus en plus au regard de l’évolution constante des outils digitaux mis à disposition des entreprises qui permettent progressivement de mettre fin à certaines pratiques autrefois bien rigides.
Communication interne : outil stratégique de management
52% des salariés sont insatisfaits de la manière dont leur entreprise communique auprès d’eux ! (Etude LabRh- OpinionWay de 2013).
La communication interne est plus qu’une simple communication RH
La communication interne représente bien plus que le simple fait d’échanger des informations RH. Prenons par exemple le cas des portails RH, souvent utilisés par les RH pour communiquer sur les informations courantes de la vie en entreprise, on y retrouve plus généralement des informations sur les dates des congés d’été, les modalités de financement de la cantine et autres mutuelles et prévoyances… etc. Néanmoins, aujourd’hui la communication interne va au-delà de ces informations purement administratives et fonctionnelles. Nous voyons fleurir de plus en plus de billets, de lettres, de blog de la direction, du management en direction des salariés comportant des informations stratégiques, une vision détaillée et précise du développement envisagé pour la société. Les anciennes circulaires sur la politique en vigueur du remboursement des notes de frais ont laissé place à de réels communiqués internes, dignes des meilleures campagnes publicitaires du moment. Chaque information, chaque détail compte et la communication interne permet de véhiculer des idées, de faire adhérer les salariés à un projet, de les sonder, de récolter leurs avis et d’agir en conséquence afin de toujours améliorer les conditions de travail de ces derniers et in fine servir la volonté de faire fructifier le business !
Comment peut s’articuler votre stratégie de communication interne ? Tout d’abord, il est nécessaire de distinguer les 3 grands axes qui la composent : la stratégie de communication ou « plan de communication », la politique RH et la communication dite stratégique ou corporate du projet d’entreprise :
- Le plan de communication : il s’agit de l’ensemble des idées permettant la communication entre les salariés et la direction, cette dernière peut être également transversale (entre différentes entités d’un groupe ou différents services). Le but étant de fidéliser et de motiver toujours un peu plus les salariés. Un salarié informé est un salarié heureux et donc plus productif !
- La communication recrutement et RH : cette communication spécifique au service recrutement et RH est une source d’information interne non négligeable pour les salariés. Comme nous l’avons déjà souligné, en plus des informations RH pratiques relatives à la bonne marche de la gestion du personnel, la communication interne peut être le lieu de diffusion des projets de recrutements à venir, des profils recherchés mais encore des primes liées à la cooptation de ces profils. C’est l’occasion de sensibiliser, à moindre coût, vos salariés au développement de l’entreprise et de les inclure dans votre stratégie de recrutement. Aussi, n’hésitez pas à communiquer très régulièrement en interne sur les projets RH et les besoins de recrutement en cours dans votre société. Vous pouvez également communiquer sur tous vos évènements recrutement à venir, salons et autres colloques professionnels, afin de vous garantir une meilleure adhésion du personnel et donc une plus forte audience. Enfin, dans une certaine mesure, vous pouvez améliorer votre marque employeur et augmenter l’attachement de vos salariés à votre société en communiquant régulièrement sur les réussites, l’atteinte des objectifs ou en transmettant tout simplement des brochures professionnelles ou autres supports de communication mettant en avant votre organisation.
- Communication dite stratégique autour d’un projet d’entreprise : Ici, il est question de se servir de la communication interne et de ses outils pour « prendre la température » au sein des équipes, comprendre les éventuels dysfonctionnements des services et mieux appréhender les attentes des salariés. D’une part, vous pourrez transmettre des questionnaires, des enquêtes de satisfaction ou réaliser des audits afin de vous informer au plus près de la source et d’autre part, vous pourrez communiquer, informer, et transmettre des éléments liés aux objectifs de votre société, expliquer le rôle de chacun des acteurs, la manière dont vous avez évalué les besoins futurs de développement et ainsi faire adhérer plus facilement vos salariés à votre projet d’entreprise.
Les RH et la Communication doivent travailler ensemble pour avoir le fond et la forme
20% des salariés français souhaitent que l’entreprise communique davantage sur sa stratégie alors que 6% seulement aimerait y voir de la reconnaissance envers leur travail.
Quid de l’éternel débat entre RH et Communication pour savoir qui fait quoi ?
Aujourd’hui il serait absurde de vouloir distinguer RH et Communication lorsqu’on parle de stratégie de communication interne. Ces 2 acteurs sont indissociables si l’on souhaite mener une politique de communication interne réussie.
En effet, que serait le meilleur message d’information sans une mise en forme et un support digne de ce nom ? A l’heure de l’hyper-communication, il est nécessaire de soigner aussi bien le fond que la forme et c’est en cela que le service communication et RH sont complémentaires.
Prenons l’exemple de la newsletter, il est important de réaliser un Template (modèle) à l’image de l’entreprise, avec logo et autres éléments visuels permettant de mieux faire passer le message et que celui-ci s’imprègne plus facilement dans l’esprit des collaborateurs. En plus de la mise en page soignée et moderne, il est aussi nécessaire de maîtriser certains logiciels afin d’harmoniser le design graphique et de réussir la transmission dans les meilleures conditions possibles. Les erreurs de communication coûtent chères et sont délicates à rattraper. Une bonne réputation peut mettre des années à s’établir alors qu’elle peut être balayée en une fraction de secondes ! S’appuyer sur le service communication pour rédiger, formaliser et présenter ses contenus d’une façon pertinente et efficace est donc indispensable si l’on souhaite se donner une image crédible et professionnelle auprès des salariés.
D’un point de vue purement stratégique, il est important de trouver les mots justes, ceux qui seront compris par tous sans ambiguïtés, les images qui résument des idées complexes et qui auront l’effet voulu en terme de retombées à court et moyen terme. Dans cette optique, le service Communication, composé de spécialistes des contenus, mais surtout des contenants, et de leur diffusion joue un rôle essentiel dans l’optimisation de votre communication interne. Quel angle choisir ? Quel visuel utiliser ? Quelle fréquence de diffusion est la plus adéquate au regard de mon objectif de communication ? Comment diffuser ? Sous quelle forme annoncer un changement organisationnel ? … Toutes ces questions essentielles à la réussite de votre communication interne ne peuvent rester seulement entre les mains des RH, qui rappelons-le, maitrisent les sujet relatifs à la vie des salariés en entreprise mais en aucun cas ne peuvent se prétendre spécialistes des sujets de communication. Aussi, l’intérêt est donc de mettre en commun, les RH, la direction et la Communication afin de réunir toutes les compétences et expertises nécessaires au bon fonctionnement de la société. Une communication interne qui comporterait trop de termes techniques internes à un service en particulier ou un jargon inaudible pour la majorité des employés ne permettrait pas aux autres collaborateurs du groupe de comprendre et d’adhérer à un projet dont ils ne comprendraient pas la teneur. Il est donc essentiel d’adapter le discours en fonction de la cible!
Autre exemple, celui des messages à rallonges ne comportant pas ou très peu de visuels. De nos jours, il est important d’être percutant et concis. Souvent, une image bien choisie, un slogan bien construit peut remplacer facilement un texte de 30 lignes !
Ainsi, dans la mise en place de votre communication interne, il n’y a pas de gagnants mais plutôt une équipe gagnante qui regrouperait les RH et la Communication !
Pour réussir vos communications internes, l’union RH et Com fait la force !
Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc « Comment travailler sa marque employeur » ou à nous contacter directement.
