Selon l’enquête « RH et transformation digitale » d’Unow, 94% des RH estiment que la digitalisation est une opportunité pour leur organisation !
Cela fait maintenant depuis quelques années que l’on parle de digitaliser les RH (ou l’entreprise). Il est vrai que plus les années passent, plus les innovations technologiques semblent repousser les limites en termes de performance et de nouveautés. À titre d’exemple, au début de l’année 2018, un robot nommé Sophia écumait les plateaux télés, pour répondre à des interviews. Doté d’une technologie lui permettant de reconnaître les visages, de tenir une conversation simple, ou encore d’exprimer des émotions à travers des expressions faciales, cet événement contribue à nous faire prendre conscience que la technologie évolue à vitesse grand V. Robots chirurgiens, automatisation de certains postes, objets connectés, la digitalisation est partout, et apporte de nombreux bénéfices. Aucune raison, donc, de ne pas en faire profiter les entreprises. Dans cet article, 3 tendances digitales de 2018 pour les ressources humaines !
La dématérialisation : quand le papier disparaît complètement des bureaux
70% des RH estiment que la transformation digitale de la fonction est trop lente !
En 2018, il est possible d’aller très loin dans la dématérialisation des outils RH
La dématérialisation est l’étape n°1 de toute digitalisation qui se respecte. Fonctionnant beaucoup par papiers, les ressources humaines de demain doivent être en capacité de s’en libérer ! Depuis le début de l’ère de la dématérialisation, les coûts liés à la mise en place d’outils digitaux pour remplacer le papier ont progressivement diminué. Certaines solutions peuvent rester chères, mais globalement, le gain en temps ou en argent est souvent intéressant. On ne pense pas toujours à tout ce que l’on peut digitaliser en RH, alors que l’on peut aller très loin :
- Le dossier du personnel: Pierre angulaire de l’administration RH, les dossiers du personnel peuvent aujourd’hui être entièrement sous format électroniques. Plusieurs éditeurs proposent des solutions pour conserver de façon sécurisée chacun des documents transmis. La plupart du temps, il s’agit de « coffres-forts » virtuels, accessibles 24h sur 24h.
- Les contrats de travail: Oui, vous pouvez également dématérialiser vos contrats de travail ! Lorsque le contrat est finalisé, celui-ci est envoyé au salarié sur sa messagerie électronique. Le mail contient un lien qui lui permettra de signer en toute sécurité son contrat. Souvent, pour éviter les usurpations d’identités, un système de double authentification est mis en place. Ainsi, le futur salarié peut recevoir un code par SMS à inscrire lors de la signature du contrat, comme pour un achat en ligne. La signature électronique peut être un réel atout juridique, notamment pour les contrats à durée déterminée (CDD). En effet, la législation prévoit un délai de 48 heures à compter de la prise de poste pour le faire signer au salarié. De façon générale, la signature électronique est également valable dans tous les autres types de contrats.
- Les titres restaurants dématérialisés: Encore marginaux il n’y a pas si longtemps, les titres restaurants dématérialisés se démocratisent de plus en plus. Ils sont bien souvent un fort élément de Marketing RH, car très vendeurs auprès des salariés. Ils offrent de très bons avantages, l’intérêt premier étant de ne plus être limité par les montants des tickets restaurants. Plus besoin de conserver des dizaines d’avoirs dans son portefeuille ! Certaines solutions proposent même de pouvoir suivre sa consommation en direct sur une application, ainsi que de se géolocaliser pour trouver un point de restauration compatible.
- Les outils de sélection en recrutement: Vous utilisez des tests pendant vos recrutements ? Pourquoi ne pas les dématérialiser ? Là aussi, les avantages en termes de recueil des données sont conséquents si le volume de recrutement, ainsi que sa régularité sont élevés. Bonus non négligeable : cela fera toujours plus « vendeur » auprès des candidats, et ne pourra qu’améliorer leur expérience dans le processus de recrutement, en particulier pour les jeunes générations.
- Les supports d’entretiens (annuels, professionnels…): Les entretiens de carrières sont un classique des ressources humaines. Parfois difficile à promouvoir au sein des entreprises, de la direction jusqu’aux équipes terrains, la digitalisation du support peut être un moyen plus vendeur de les faire réaliser ! Des solutions existent avec l’utilisation de tablettes, ou de smartphones, et rendent tout de suite l’exercice moins fastidieux, et plus ludique. L’autre grand avantage de ce type de digitalisation est l’exploitation des données a posteriori : au lieu de recueillir plusieurs centaines de fichiers Word à parcourir 1 par 1, vous avez la possibilité de recenser toutes les données en une seule base ; utile pour avoir une réelle visibilité des remontées du terrain. Ces remontées participant à créer du lien entre RH et terrain, et peuvent être exploitées dans plusieurs cas. Par exemple, la construction du plan de formation peut être adaptée en fonction des remontées terrains.
Le chatbot : le robot intelligent
63% des RH estiment que la digitalisation de la fonction leur permettra d’améliorer de façon continue le service qu’elle apporte aux salariés !
Le chatbot est comme un RRH au service du salarié que l’on pourrait appeler, 24h/24h et 7 jours sur 7 !
Le chatbot est une forme d’intelligence artificielle : il s’agit d’un logiciel capable de dialoguer par écrit, en direct, avec un être humain. Il est donc en capacité d’analyser et de comprendre des phrases, pour y répondre de façon adaptée. Appliqué aux RH, le chatbot offre plusieurs possibilités intéressantes. Son objectif est régi par un seul mot d’ordre : simplifier. Le principe est de donner à chaque salarié un accès au chatbot via smartphone, par sms ou par une plateforme en ligne dédiée. Il peut demander des renseignements au chatbot, comme par exemple le nombre de congés restants, ou la prochaine date de la réunion du comité d’entreprise, la deadline pour réaliser son entretien annuel, etc. Le chatbot répondra, armé de toutes les informations nécessaires en amont. Mieux : il peut aussi être capable de réaliser des actions pour les salariés comme poser un jour de congé, demander un rendez-vous avec un RRH, ou encore demander une avance de frais pour le mois prochain ! Sa mise en place nécessite toutefois un SIRH avancé, contenant toutes les informations nécessaires, et permettant d’effectuer toutes ces actions sur une seule et même interface.
Le cloud computing : la nouvelle forme de stockage de données du 21ème siècle
Selon une enquête du cabinet Markess, 62% des décideurs RH privilégient l’expérience utilisateur comme critère dans le choix des solutions digitales !
La collaboration de demain sera numérisée !
Fini les serveurs locaux, accessibles depuis l’explorateur Windows, et les nombreux doublons de fichiers créés par d’innombrables groupes de travail. Le Cloud Computing est le fait de mettre en place une ou plusieurs plateformes en ligne pour favoriser le travail collaboratif. L’exemple le plus simple est celui de Google Drive : cette solution gratuite permet simplement de mêler travail collaboratif et système de communication et de relecture, le tout sur un même fichier, par plusieurs utilisateurs, en temps réel. L’outil ne paye pas de mine, mais est un véritable progrès. Imaginez alors ce qu’une solution plus aboutie peut offrir : système de conférence web/vidéo intégrée, réseau social dédié, agenda/planning partagé, planification et suivi de projets en direct, partage d’écrans et de bureau, etc. La maîtrise de ce type d’outils est un véritable challenge, mais peut être un atout pour toute entreprise qui mène des projets, en particulier avec des équipes de grande taille.
La digitalisation des RH est moins compliquée qu’on ne la pense. Le principal obstacle à son implémentation est l’absence de prise de risques de la part des RH, après le coût qu’elle peut avoir. Le tout est de pouvoir y aller progressivement, et de ne pas vouloir tout digitaliser en une seule fois. Il faut également passer du temps au déploiement de chaque outil et à la pédagogie associée envers les salariés, car ce temps investi sera souvent rentabilisé par la fluidité ainsi gagnée.
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