5 étapes pour définir le processus de recrutement parfait

Un processus de recrutement est une séquence de tâches et d’actions qui permet de transformer des ressources en résultats. Derrière cette définition technique, quand on parle de processus de recrutement, on évoque les décisions, actions, et validations qui viennent faire fonctionner un recrutement dans une organisation. En effet, à chaque recrutement, vous ne devriez pas vous poser la question de « comment faire ? », même si vous venez d’arriver dans votre poste. Un bon processus de recrutement doit donc être documenté et partagé pour s’affranchir des savoirs détenus par un petit groupe de personnes. Pour définir le processus de recrutement parfait, voici la checklist à suivre en 5 étapes.

Étape nº1 : définir les besoins du processus de recrutement

En amont d’un recrutement, il y a toujours un besoin qui doit être exprimé. Missions, salaire, spécificité du contrat, responsabilité, horaires… Les informations peuvent être considérables à consolider. Le but est de mettre en place un outil capable de recueillir tous ces besoins. Ces données doivent venir du manager, car c’est lui qui sera en première ligne. Si un e-mail peut faire l’affaire, un formulaire avec des champs à compléter pour établir une demande de recrutement complète sera plus efficace. Dans tous les cas, il faut toujours privilégier l’écrit à ce stade. La première étape pour construire votre processus est donc :

• de qualifier les besoins;
• de définir un budget et un calendrier;
• d’identifier et d’intégrer le manager dans la discussion;
• de créer un document qui contient tout ce que le recruteur doit savoir, et qui doit être validé par le manager avant toute autre action.

Étape nº2 : découper les grandes séquences du processus

Il existe plusieurs phases clés dans un recrutement : l’identification des besoins, la création de l’offre, sa diffusion, sa promotion, le filtrage des candidats, les entretiens, l’offre et l’intégration. À chaque phase doit correspondre une série de tâches, un outil et une personne responsable pour mener à bien cette action. Pour définir votre processus de recrutement parfait, vous devez donc vous plonger dans l’anatomie de votre organisation :

• Qui est impliqué à quel moment ?
• Quels sont les outils utilisés ?
• Comment analyser les résultats obtenus ?

Concrètement, le manager qui accueillera le nouveau candidat devra être très présent en amont, pour identifier les besoins, et en aval, pour faire passer les entretiens et intégrer la personne sélectionnée. Entre les deux, il sera, au mieux, informé s’il en fait la demande expresse, sinon, ignoré, car on entre dans le domaine de compétence du recruteur. En découpant les grandes séquences du processus de manière chirurgicale, vous pouvez ainsi placer les bons pions au bon endroit : manager, recruteur, comptable, juriste, opérationnels métier, etc.

Attention : un processus de recrutement unique pour toute une organisation est une erreur à ne pas commettre. En effet, chaque service, métier et bassin d’emploi présente ses propres spécificités ! Aussi, pensez à définir des processus de recrutements spécifiques pour chaque typologie de métier pour les commerciaux sédentaires, itinérants, manutentionnaires, ou encore cadres dirigeants. Il s’agit ici de bon sens, mais parfois oublié face au manque d’agilité de certains ATS du marché.

Étape nº3 : choisir les bons outils

Sans outil, il ne peut y avoir de processus de recrutement complet et riche. Il vous faut ainsi des outils spécifiques pour :

• Recueillir les besoins du manager (e-mail, document Word, formulaire dans l’ATS, etc.).
• Construire l’offre d’emploi à partir d’un gabarit existant (modèle dans l’ATS, Word, etc.).
• La faire valider en interne (e-mail, portail collaboratif, messagerie instantanée, ATS, etc.).
• Multidiffuser l’offre sur différents portails et job boards (manuellement ou automatiquement avec un ATS).
• Assurer l’évaluation et le test des candidats en ligne (tests psychotechniques, valeurs et cohérence avec la culture de l’entreprise).
• Et bien évidemment sélectionner efficacement vos candidats et faire éclore les compétences et qualités de chaque profil.

Un ATS est le cœur du réacteur du processus de recrutement. Selon l’outil choisi, il peut être basique ou complet, facile à intégrer ou complexe à déployer. Ce qui compte, c’est qu’il corresponde à vos besoins. Ainsi, un ATS en mode SaaS a le mérite d’accélérer le flux des communications et des données qui circule dans votre processus de recrutement. Il permet ainsi de :

• Concevoir des parcours candidats sur mesure.
• Importer des candidatures depuis les différentes sources d’acquisition.
• Faciliter le recrutement multisite à partir d’une seule offre.
• Multidiffuser les offres d’emploi pour augmenter votre audience.
• Assurer le parsing des CV afin de simplifier le traitement des CV et le filtrage simple sur des compétences nécessaires de chaque poste.
• Automatiser les séquences d’e-mails et de SMS pour gagner du temps.
• Qualifier finement les candidatures.
• Créer des tâches et des rappels pour chaque recrutement.
• Trouver le bon créneau d’entretien en quelques secondes.
• Solliciter les managers en 1 clic pour obtenir leur avis sur un profil.
• Bénéficier des entretiens vidéo en direct ou en différé afin de gagner du temps dans le processus de recrutement.
• Etc.

N’oubliez pas de prendre en compte l’intégration de vos outils entre eux au moment de leur sélection. Ainsi, vous gagnerez en efficacité et en délai de recrutement si toute la chaîne de valeur est intégrée. Par exemple, une solution d’assessment qui vous met à disposition les résultats directement dans l’ATS et envoie automatiquement les tests à vos candidats à une certaine étape du processus de recrutement : c’est le nec plus ultra !

Étape nº4 : tester et itérer

Un processus de recrutement n’est utile que s’il est confronté à la réalité du terrain. Pour cela une seule solution : passer en mode « better done than perfect » et « fail fast ». En clair, ne perdez pas trop de temps à créer le processus parfait. Il doit être fonctionnel, efficace et facile à comprendre. Une fois à l’épreuve du terrain, vous pourrez le mettre à jour très rapidement. Vous vous rendez compte qu’il est difficile de solliciter un manager souvent en déplacement pour programmer des entretiens ? Alors, organisez des entretiens vidéo à distance. En quelques clics, vous gagnerez un temps fou ! Vous perdez trop de temps à copier-coller les annonces sur tous les sites, portails et job boards ? Multidiffuser en un clic à partir de votre ATS. Ces ajustements viendront faire vivre votre processus de recrutement pour qu’il se rapproche de la perfection et qu’il soit surtout réaliste.

Étape nº5 : identifier les points de blocage pour une meilleure expérience

L’expérience candidat, c’est la somme des émotions et des ressentis d’un candidat face à tous les points de contact avec votre entreprise, en matière de recrutement. Son optimisation est essentielle, car c’est grâce à elle que vous pourrez valoriser votre marque employeur.

Il faut donc fréquemment se mettre réellement à la place du candidat et noter tout ce qui peut être considéré comme un point de blocage ou de friction. Absence d’accusé de réception, aucune notification ou information sur le suivi d’une candidature, documents demandés en double, liens qui pointent vers des pages web inexistantes, etc. En intégrant une démarche « customer-driven », vous considérez vos candidats comme vos clients et devez tout faire pour leur faciliter la vie.

Un processus de recrutement n’est donc pas une tâche, une action ou un outil, mais un tout qui peut évoluer avec le temps, selon les attentes des candidats, l’évolution du marché et les changements d’organisation. Une fois votre processus en place, un ATS en constituera le socle tangible qui sera capable de structurer toutes les relations entre vos candidats et votre organisation. De quoi recruter plus rapidement et plus efficacement pour tous vos besoins, vos sites, et vos marques.

Crédit photo : Unsplash – Clayton Robbins