Définir son besoin en recrutement | Les conseils de pro à suivre

Définir son besoin en recrutement est la première étape du processus de recrutement. La formalisation du besoin réel de l’entreprise permet de choisir le candidat qui répondra au mieux aux enjeux identifiés. Outil indispensable de la bonne définition d’un besoin en recrutement : le descriptif de poste, appelé également fiche de poste, qui sert de base à la rédaction de l’annonce d’emploi. 

Dans cet article, découvrez comment bien définir son besoin en recrutement dans les descriptifs de postes ! 

Commencer par le descriptif de poste  pour bien définir son besoin en recrutement

Dans le cadre d’un recrutement prévu et anticipé, le recruteur a le temps nécessaire pour travailler en amont à l’élaboration d’un descriptif de poste exhaustif et pertinent. Le travail collaboratif autour des enjeux du recrutement démarre dès l’étape du recueil du besoin. En effet, le recruteur doit demander au manager qui cherche à recruter une explication détaillée du contexte, des missions et des attendus du poste à pourvoir. Cette première description est généralement succincte et lacunaire dans la mesure où le manager ne peut appréhender seul toutes les dimensions RH nécessaires à la bonne définition du poste ouvert, mais aussi du profil recherché. 

Pour aider le manager à décrire son besoin et la nature des missions proposées, le recruteur peut l’inviter à élaborer la journée-type ou encore la semaine-type du futur collaborateur. Cet exercice de projection présente trois intérêts : cerner les missions et les tâches auxquelles l’on ne pense pas forcément et qui font partie intégrante du périmètre du poste, quantifier le poids de chaque tâche dans l’emploi du temps, et enfin faire émerger les éventuelles difficultés que présente le poste. 

Il n’est pas rare que l’on recherche un profil pour un besoin précis, lequel recoupe en réalité des missions sous-jacentes différentes, mais tout aussi importantes que la mission principale. Par exemple, si le manager recherche un profil comptable pour la gestion d’une comptabilité fournisseurs et qu’en réalité une large partie des missions du poste consiste en la gestion de la paie des collaborateurs internes à l’entreprise, il sera opportun d’orienter la définition du poste à pourvoir en ce sens et de rechercher un profil polyvalent. Une description objective et fine du périmètre du poste permettra de recruter le candidat en toute connaissance de cause et de favoriser naturellement sa rétention sur le poste. 

Réaliser des entretiens 360 degrés de découverte du poste 

Le recruteur en charge de la définition du besoin peut réaliser des entretiens individuels ou collectifs avec l’ensemble des personnes qui auront des interactions, plus ou moins poussées avec le futur collaborateur. Les collègues directs, le manager, les interlocuteurs dans d’autres services, mais aussi pourquoi pas si la relation le permet, interroger un client ou un prestataire sur les éléments positifs et les axes d’amélioration identifiés sur ce poste. L’idée est de décrire précisément le périmètre du poste, ses enjeux, ses difficultés, mais aussi les compétences techniques et soft skills qu’il nécessite.

En complément à ces différents entretiens de découverte du poste et de l’environnement de travail, le recruteur peut procéder à une période d’observation sur le terrain du poste proposé. Cette mise en situation réelle permettra au recruteur de mieux appréhender les aspects pratiques du poste et ainsi avoir une communication plus franche et objective auprès des candidats potentiels. 

Tout ce qu’il faut mettre dans un descriptif de poste 

La fiche de poste sert de base à la rédaction de l’annonce en recrutement. Elle doit comporter des éléments essentiels, pratiques, mais aussi permettre la mise en avant des atouts de l’équipe, du service où le poste est à pourvoir. La fiche de poste et l’annonce d’emploi associée sont de véritables outils de marque employeur. Le descriptif de poste ne doit pas être trop long et doit se structurer en 3 grandes parties : la fonction, les missions ou activités et les responsabilités du poste.

« Définir le poste et les missions le plus précisément possible vous servira de plusieurs manières. Votre fiche de poste sera claire et sans équivoque. Ainsi, vous diminuez le risque que les candidats comprennent mal votre demande. En effet, l’inadéquation entre le profil d’un candidat et l’offre d’emploi est l’une des difficultés de recrutement les plus importantes soulevées par les entreprises aujourd’hui en France et ce, tout secteur d’activité confondu. » – Extrait article gojob.com

La fonction regroupe les éléments factuels de la description du poste : intitulé du poste, position du salarié dans l’organigramme (rattachement), localisation géographique du poste, fourchette de rémunération. Certains descriptifs expliquent la mission et la finalité du poste en quelques phrases en introduction afin d’inciter le candidat à lire la suite. Si l’on reprend notre exemple du profil comptable, sa mission pourrait être celle d’assurer la tenue des comptes et la production des documents comptables de l’entreprise. 

Les activités regroupent une énumération des différentes tâches qui incombent au titulaire du poste. Il peut être intéressant de distinguer les activités principales des secondaires en s’aidant notamment des observations réalisées en amont. En plus des activités et tâches, dans cette partie l’on pourra mentionner les moyens et les contraintes liés au poste (utilisation de logiciels spécifiques, nécessité de veille régulière, etc.) ainsi que les compétences requises (savoir-faire et savoir-être, appelés également hard skills et soft skills). 

Les responsabilités décrivent le niveau et la nature des enjeux du poste. Ici, est détaillé le niveau de responsabilité d’encadrement et de responsabilité individuelle. Le niveau de délégation peut être également mentionné, par exemple dans le cadre d’un poste de comptable, cela peut concerner le droit de passer des commandes sans autorisation d’un supérieur hiérarchique ou encore le choix d’un fournisseur en autonomie).

Les informations recueillies dans le cadre de l’élaboration du descriptif de poste ne sont pas toutes à reprendre dans l’élaboration de l’annonce de recrutement. Si la possibilité d’évolution professionnelle et de mobilité interne peut être mise en avant dans le cadre de la politique RH générale, la mention du détail des droits et autorisations accordés au titulaire du poste n’est pas pertinente. 

Définir le besoin pour assurer la qualité du recrutement 

Un besoin en recrutement bien défini augmente vos chances de recruter le bon profil. D’après une récente étude « Le recrutement dans tous ses états » réalisée par FoxRH, pour 37% des recruteurs interrogés, le brief avec le manager est la mission la plus importante, suivi de l’entretien à 28% et du sourcing à 23%. Avant de démarrer votre campagne de recrutement, il est ainsi indispensable de définir en détail le contenu du poste à pourvoir et le type de candidat recherché.

Lancer un processus de recrutement sans avoir préalablement étudié avec précision la nature du besoin en compétences formulé par l’une de vos équipes, revient incontestablement à vouer à l’échec ce projet d’embauche. En effet, selon une récente étude Apec, le recrutement d’un cadre sur dix n’aboutirait pas, notamment à cause d’une mauvaise définition du besoin exprimé, impactant ainsi les recherches !

Faciliter le recrutement du candidat idéal grâce à l’outil digital

Selon un récent baromètre RH Bodet Software, les RH déclarent que les deux principaux avantages de la digitalisation RH sont le gain de temps (28,8%) et le meilleur partage des informations (28,1%). Utiliser un logiciel de gestion des candidatures vous permettra de trier les CVs de manière automatique en fonction de critères de sélection préétablis.

Une fois vos candidats short-listés, vous avez la possibilité de monitorer l’intégralité du processus de recrutement depuis la plateforme. De l’organisation des entretiens, au retour des opérationnels en passant par le partage des CVs et autres tests réalisés par le candidat, le logiciel de recrutement vous permet de centraliser chacun de vos processus sur un seul et même outil et ainsi de gagner un temps considérable.

Selon une récente étude Robert Half, 65% des RH peuvent laisser partir de bons candidats parce qu’ils mettent trop de temps à prendre la décision de les recruter ou non. Aussi, pour éviter les déconvenues et optimiser vos coûts de recrutement, assurez-vous de choisir rapidement !

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Crédit photo :   Pixabay