Comment établir une fiche candidat ?

Mettre en place une fiche candidat s’avère nécessaire dans votre processus de recrutement pour éviter ce genre de discussion :

C’était quel candidat déjà qui avait fait une bonne impression ? 

Le troisième ? Non le sixième. Vous êtes sûr ? Je ne sais plus…

Une méthode simple qui permet de suivre avec précision les candidats avant et après leur entretien afin de ne pas passer à côté de la perle rare.

Fiche candidat : retour aux fondamentaux

Une fiche candidat constitue un outil de pilotage RH qui sert à collecter, centraliser et partager l’information des candidats au moment de passer un entretien. C’est une fiche qui peut prendre différentes formes (un simple document papier, un fichier Excel, ou intégrée dans un outil puissant comme un ATS) et qui vise à mieux gérer le suivi des candidatures et des entretiens.

C’est un document qui regroupe des informations clés sur le parcours des candidats, et qui structure l’entretien autour de questions stratégiques, normalisées et identiques pour toutes les personnes que vous recevez en entretien.

Une fiche candidat est un outil idéal pour garder la trace des futurs talents. En effet, en entretien, vous disposez de peu de temps et sans un cadre prédéfini, il est facile de perdre le fil, d’oublier de poser des questions essentielles ou de confondre les candidats et de se mélanger les pinceaux !

Il faut donc voir la fiche candidat comme un outil d’évaluation pour tous vos recrutements. En un coup d’œil, vous pouvez retrouver des données sur les compétences techniques, les qualités comportementales, les parcours académiques ou les spécificités d’un candidat. En face de chaque critère, à vous de mettre en place votre barème de notation et vos notes.

Quelles sont les informations clés à intégrer sur votre fiche candidat ?

Chaque organisation peut créer simplement sa propre fiche candidat. Les données qui y figurent dépendent donc de vos besoins, de votre mode de fonctionnement et de votre approche du recrutement. Pour vous aider à sélectionner les bons critères, voici quelques idées et exemples.

• Le besoin interne : précisez le contexte du recrutement, le titre du poste, la grille salariale, le type de contrat, le service responsable et le nom du futur manager.
• Les informations personnelles des candidats : selon le niveau de détails souhaité, on retrouve les nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email, adresse postale, etc.
• Les informations liées à l’entretien : la date, l’heure, les personnes présentes, le lieu et tout détail utile susceptible de faciliter le travail de recrutement (en présentiel, à distance, savoir s’il s’agit d’un premier entretien ou d’un entretien subséquent, etc.) 

Ces données peuvent se retrouver dans l’entête de votre fiche candidat. Elles seront utiles pour documenter, archiver et partager les informations au sein de votre système informatique. Ensuite, on rentre dans le détail du parcours et de l’évaluation.

• Les compétences du candidat : ses diplômes et certifications, ses expériences, les spécificités de son parcours professionnel, etc.
• La maîtrise des besoins spécifiques : selon qu’ils soient optionnels ou obligatoires, notez-les ici. Cela peut être un permis de conduire poids lourd, une certification en sécurité électrique, le fait d’être bilingue en anglais ou de maîtriser l’utilisation d’une machine en particulier.
• L’évaluation du savoir-être : on entre ici dans les soft skills des candidats afin d’évaluer le candidat en tant que personne. Quelles sont ses valeurs ? Qu’est-ce qui est important pour lui ? Sera-t-il capable de bien s’intégrer ? Fait-il preuve d’intelligence émotionnelle ? Sait-il écouter les autres ? Est-il dynamique et motivé ?

Enfin, la dernière partie de la fiche candidat concentre des informations importantes qui touchent directement l’employeur.

• La disponibilité : quand peut-il commencer ? Y a-t-il des prérequis à vérifier ? Des compétences à tester ? Des références à demander ? Doit-il déménager d’une région à l’autre ? Est-ce un travail à distance, en mode hybride ou en présentiel ?
• La rémunération : comment se positionne le candidat par rapport à l’échelle salariale du poste ? Quelles sont les marges de manœuvre possibles d’un côté comme de l’autre ?

• La conclusion : que pensez-vous du candidat ? Fait-il partie de vos futurs « A-Players ​» (le profil « A-Player » d’AssessFirst a été conçu pour identifier les personnes ayant un fort potentiel de succès) ? Quel est votre ressenti ? Quelle est la suite à donner à l’entretien ?

Toutes ces données vous permettront de construire des fiches candidat faciles à lire, à partager et à garder de côté pour optimiser votre recrutement, mais aussi construire votre futur vivier de talents. Plutôt que de vous replonger dans des CV formatés différemment avec des informations pas toujours précises, la fiche candidat vous fera gagner beaucoup de temps au quotidien.

Fiche candidat : les avantages et les inconvénients

Comme tous les outils, l’efficacité de la fiche candidat dépend de votre organisation, de votre pratique quotidienne des outils RH et de votre capacité à collecter et organiser l’information. 

Les avantages de la fiche candidat

La fiche candidat est indispensable pour structurer votre entretien afin d’être plus efficace. Rien n’est laissé au hasard, tout est normé et vous pourrez suivre une vraie ligne directrice pour mener vos entretiens d’embauche de A à Z sans rien oublier. Ainsi, quelle que soit la personne qui mène l’entretien, vos entretiens seront cohérents, faciles à comparer et catalyseront toutes les informations essentielles.

La fiche candidat vous permet également de mieux communiquer avec vos collaborateurs. Terminé les échanges d’e-mails où chacun réagit à chaud et où les CV se perdent dans les pièces jointes. Votre fiche candidat est un document unique qui est facile à partager et à justifier.

La fiche candidat vous offre un regard objectif et équitable sur chaque candidat. Toutes les personnes qui passent dans votre entreprise sont traitées de la même manière avec les mêmes questions. C’est une approche inclusive, juste et respectueuse des candidats pour une conclusion juste et constante.

Les inconvénients de la fiche candidat

La fiche candidat est un outil de performance très pertinent en matière de recrutement. Elle n’a donc pas forcément d’inconvénients en soi. En fait, c’est plutôt l’outil sur lequel elle est créée qui peut atteindre ses limites.

En effet, si vous ouvrez quelques postes dans l’année, votre fiche candidat peut tout à faire vivre dans un fichier Excel ou dans un document Word. À l’inverse, plus vos recrutements sont nombreux, plus vous aurez intérêt à passer à un outil dédié, comme un ATS, qui intègre le concept de fiche candidat de manière totalement digitalisée.

En effet, même dans le cloud, un fichier bureautique peut vous faire perdre beaucoup de temps :

• La gestion des accès peut être chronophage.
• Tout le monde peut modifier le document.
• Les copier-coller malheureux peuvent avoir de graves conséquences.
• Les informations personnelles des candidats ne sont pas assez protégées.
• En cas de cyberattaques, vous serez responsable de la perte ou du vol de ces données.
• Le fichier est difficilement accessible sur mobile.
• Il ne se synchronise pas avec vos outils en place (calendrier, CVthèque, vivier de talents, etc.).

Pour passer à l’étape suivante : la fiche candidat digitale et l’ATS

Les plateformes de recrutement en ligne, comme les ATS, sont des outils intuitifs et faciles à utiliser qui permettent de gérer notamment la fiche candidat. Pour un manager, une personne du service RH ou un chargé de recrutement tiers, la digitalisation de la fiche candidat dans un ATS est un changement de paradigme important.

Toutes les candidatures sont centralisées au sein d’un même outil généralement hébergé dans le cloud. Quel que soit votre terminal ou votre emplacement géographique (en déplacement, au bureau, à la maison, chez un client, etc.), vous aurez accès aux mêmes informations mises à jour en temps réel. La fiche candidat se connecte avec tous les outils et fonctionnalités essentiels comme le CV, l’envoi de notifications et de messages automatiques, la notation de la candidature, l’intégration dans un vivier, etc.

Un ATS permet aussi d’aller plus loin pour mieux organiser le parcours candidat, de la multidiffusion des annonces aux entretiens vidéos en direct ou en différé, en passant par la validation des offres d’emploi, le suivi des questions des candidats, etc. 

La fiche candidat est un outil facile à mettre en place dans n’importe quelle organisation afin de transformer vos recrutements avec une méthode simple et efficace. Une bonne pratique pour recruter plus vite, plus efficacement et fluidifier votre communication interne au sujet du recrutement. Et vous alors, à quoi ressemble votre fiche candidat ?

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