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Recruter efficacement et gagner du temps : nos conseils pour faire mieux 3 fois plus vite !

Entre 5 000 et 8 000 euros. C’est le coût moyen d’un recrutement en France pour la plupart des entreprises. Un coût…

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Entre 5 000 et 8 000 euros.

C’est le coût moyen d’un recrutement en France pour la plupart des entreprises. Un coût qui comprend à la fois les coûts internes, comme les salaires des recruteurs, les coûts de structure, et le temps des opérationnels, mais aussi les coûts externes, avec les outils utilisés, les cabinets de recrutement, et tous les prestataires impliqués. Pour un service RH, il est donc essentiel de savoir quels leviers activer pour réduire ces coûts, qui sont généralement associés au temps passé à recruter. Sur le papier, la solution est simple : il faut recruter efficacement et gagner du temps. Dans la réalité, c’est possible, à condition de s’appuyer sur les bons outils. 

Bien préparer le terrain

Dans la vie, rien ne sert de courir, il faut partir à point. 

Pour cela, il est important de ne pas se précipiter, mais au contraire de bien faire les choses. Ça peut vous sembler contre-intuitif, alors que vous souhaitez justement accélérer vos recrutements, mais le temps que vous allez investir en amont, vous en fera gagner beaucoup tout au long du processus.

Rédaction de l’annonce 

Plutôt que de repartir de zéro à chaque fois, vous devriez créer un gabarit type qu’il sera facile à personnaliser selon vos besoins. Votre ATS doit vous permettre de gérer plusieurs dizaines ou centaines de gabarits selon les marques, les sites, ou les postes. Une fois qu’ils sont validés, leur mise à jour vous prendra trois fois moins de temps plutôt que de recréer une annonce à partir d’une feuille blanche avec les risques d’incohérence que cela engendre.

Créer un modèle d'annonce

Publication de l’offre d’emploi

Une fois votre annonce prête et validée, il ne reste plus qu’à appuyer sur un bouton pour qu’elle soit automatiquement multidiffusée sur de nombreux sites et jobboards. Ça vous semble trop facile ? Pourtant, c’est bien ce que proposent les fonctionnalités de multidiffusion des ATS. Plutôt que de passer à travers chaque site à la main et de copier-coller l’annonce, votre plateforme peut faire le travail à votre place. Si vous postez l’annonce sur 10 sites différents et que vous passez 10 minutes par site, le temps de vous connecter, de créer une nouvelle annonce, de la relire puis de la diffuser à chaque fois, le gain de temps est considérable.

Promotion du poste

Avoir une offre d’emploi en ligne est une bonne chose, mais comment s’assurer qu’elle va toucher les bonnes personnes au bon moment ? Là aussi, votre ATS peut faire des merveilles avec les bons outils. Vous pouvez créer des scénarios d’automatisation qui s’activent par eux-mêmes selon vos critères (type de poste, de contrat, recrutement en urgence, etc.). Ainsi, votre offre d’emploi peut se mettre à jour sur votre site carrières, être partagée sur vos réseaux sociaux, s’intégrer dans une newsletter, et se déployer dans le cadre de votre stratégie d’employee advocacy.

Collecter et filtrer les candidatures

Un moteur de recherche

Recevoir des candidatures pour un poste est un moment excitant pour un recruteur. Toutefois, lorsqu’il y en a trop, les choses peuvent vite devenir trop intenses. Comment trier efficacement les candidatures ? Comment ne pas passer à côté des talents rares ? Comment préqualifier les candidatures rapidement ? S’il est tentant de vérifier chaque candidature à la main, il est beaucoup plus réaliste de s’appuyer sur la technologie pour faire de vous un « recruteur augmenté. »  

Trier les candidatures automatiquement

Les nouveaux outils de recrutement incluent désormais des fonctionnalités d’intelligence artificielle capable d’analyser et de trier les CV pour vous. C’est une démarche qui se passe en deux temps avec le parsing, puis le matching :

  • Le parsing (que l’on traduit par « analyse syntaxique ​») analyse automatiquement le contenu d’un CV afin de collecter, stocker et analyser les données qu’il contient, quel que soit le format du CV (PDF, Word, formulaire, importation d’un profil LinkedIn, etc.). C’est un gain de temps pour le candidat et le recruteur, et cette digitalisation vient complémenter et faciliter le travail humain.
  • Le matching (qui signifie « correspondre​ » ou « être sur la même longueur d’onde​ » ) est une fonctionnalité qui définit la mise en relation entre deux personnes. En matière de recrutement, on parle de matching affinitaire pour établir une liste de candidats idéaux susceptibles de correspondre à une offre d’emploi. Le programme attribue un score de compatibilité pour chaque donnée de chaque candidat. Plus le score est élevé, plus le candidat répond aux critères de recherche. C’est une solution idéale pour sélectionner plus rapidement des candidats pertinents.

Préqualifier les candidatures les plus intéressantes

Maintenant que votre short-list est constituée, il ne reste plus qu’à la scorer en détail. Ici, on est dans l’étape qui précède les entretiens. Le but est de préqualifier automatiquement les meilleures candidatures grâce aux outils de votre ATS. Cette étape permet à la fois d’en apprendre davantage sur les candidats, mais surtout de tester leurs compétences ou leurs prérequis. Exemples :

  • Création de formulaires pour mesurer les compétences techniques des candidats sur des processus, normes ou méthodes de travail.
  • Confirmation de l’importance des pré-requis (permis de conduire, certifications professionnelles, obtention d’un diplôme particulier, etc.) afin de s’assurer que le candidat coche bien toutes les bonnes cases.

Entretien vidéo différé : chaque candidat peut se présenter en une minute avec une vidéo afin de mesurer certaines de ses soft skills. Vous pouvez ainsi préparer des questions à l’avance auxquelles ils doivent répondre avec une vidéo enregistrée, du type « Présentez-vous », « Pourquoi pensez-vous être la personne la plus qualifiée pour cet emploi ? » ou « Pourquoi avoir postulé à cette offre ? ».

Tous les managers impliqués dans le recrutement pourront ainsi accéder aux résultats depuis leur plateforme et le recrutement collaboratif permet d’accélérer la prise de décision.

Gagner du temps dans la gestion des entretiens

Invitation entretien

Pour la dernière ligne droite, la perte de temps se situe surtout au niveau de l’organisation des entretiens. Entre les aller-retour pour trouver une date qui convient à tout le monde, les guides d’entretien à partager et les confirmations à envoyer, ce travail à faible valeur ajoutée peut être particulièrement chronophage. Là aussi, il existe de nombreuses solutions :

  • Synchronisation automatique des agendas pour trouver la bonne date de l’entretien.
  • Self-service avec une FAQ contextualisée afin de répondre à toutes les questions du candidat (mais aussi en interne des managers impliqués).
  • Envoi de notifications et de communications automatisées (accusés de réception, confirmation, remerciements, conseils pratiques, etc.).
  • Entretien vidéo en direct pour certains postes afin d’éviter de mobiliser vos équipes dans un même lieu au même endroit.

Le temps, c’est de l’argent ! Et c’est particulièrement vrai en matière de recrutement. En transformant votre organisation de l’intérieur avec les bons processus et les bons outils, vous pourrez structurer votre organisation avec efficacité pour mieux travailler, et donc… mieux recruter !

Crédit photo :   pexels

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À propos de l'auteur

Dalale Belhout

Spécialisée en recrutement digital et marketing RH, Dalale a accompagné des décideurs dans le déploiement de leur stratégie de recrutement et de marque employeur avant de rejoindre DigitalRecruiters en tant que Responsable Content Marketing. Diplômée de la Burgundy School of Business, elle est par ailleurs spécialiste des technologies dédiées au recrutement et à la gestion des candidatures en mode SaaS.