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Dématérialisation de la demande de recrutement : mode d’emploi

On évoque régulièrement la dématérialisation de nombreuses étapes du recrutement comme la digitalisation de la diffusion des annonces, du processus…

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Avez-vous pensé à la dématérialisation de la demande de recrutement ? 70 % des chefs d’entreprises de plus de 250 salariés envisagent la transformation digitale comme une opportunité (Les impacts de la dématérialisation | novadys)

On évoque régulièrement la dématérialisation de nombreuses étapes du recrutement comme la digitalisation de la diffusion des annonces, du processus de candidature ou de l’onboarding mais saviez-vous que vous pouvez désormais dématérialiser également les demandes de recrutement ? Dans l’article suivant, découvrez le mode d’emploi pour dématérialiser les demandes de recrutements.

La demande de recrutement constitue la toute première étape du recrutement. Elle est généralement à l’initiative des managers qui identifient un besoin en recrutement au sein de leur équipe et doivent manifester ce besoin aux recruteurs et à la direction. C’est une étape qui peut traîner si la demande est envoyée par mail, que les différents interlocuteurs ne répondent pas immédiatement ou que le manager est ensuite trop sollicité sur l’opérationnel pour suivre l’avancée de sa demande de recrutement.

Pour répondre aux besoins des entreprises, DigitalRecruiters a enrichi son ATS d’un module dédié spécifiquement à la Demande d’Autorisation d’Embauche pour dématérialiser la demande de recrutement. L’objectif d’une telle démarche ? Gagner du temps entre l’identification du besoin en recrutement et la publication de l’annonce.

Les impacts de la dématérialisation novadys
Les impacts de la dématérialisation – source : novadys.com

1) Comment faire une demande de recrutement dématérialisée ?

« Depuis le tableau de bord dynamique proposé par Check, vous profitez de la vision globale de toutes les demandes de recrutement en cours » Demande de Recrutement Digitale – DigitalRecruiters

La dématérialisation d’une demande de recrutement, un mode d’emploi simple comme bonjour  !

La demande de recrutement par voie dématérialisée est très simple  : les managers ont accès à un formulaire de demande d’embauche prérempli qui est accessible en ligne. Une fois que le formulaire est rempli, il est envoyé à travers un « circuit de validation » défini au préalable. Les interlocuteurs qui font partie du circuit de validation (responsable RH, direction etc.) et qui ont des accès sécurisés peuvent ensuite valider la demande, la refuser ou bien rajouter des commentaires et des suggestions sur le formulaire de demande d’embauche pour approfondir le projet.

Après validation, il suffit d’un clic pour publier l’annonce  !

Une fois que la demande est validée, le recruteur a la main pour publier l’annonce sur le site carrières. La publication est très rapide car il suffit d’un seul clic pour transformer le formulaire de demande d’embauche en offre d’emploi accessible aux candidats.

Suivez vos demandes de recrutement dématérialisées grâce à l’interface de pilotage DigitalRecruiters

Grâce à l’interface de pilotage, toutes les demandes de recrutement sont centralisées sur un seul support pour faciliter le suivi des différentes demandes. Il est également possible de mettre en place un système d’alerte en fonction de l’étape à laquelle se trouve chaque demande dans le circuit de validation  : les recruteurs et le manager reçoivent par exemple une alerte dès qu’une demande est validée pour enclencher immédiatement la suite du processus.

Que faire des demandes de recrutement quand elles ne sont plus d’actualité  ?

Les demandes de recrutement qui ne sont plus d’actualité sont archivées mais elles restent accessibles. Les recruteurs continuent d’avoir accès aux commentaires, aux informations et aux motifs de refus pour améliorer le process par la suite ou récupérer des formulaires déjà renseignés s’ils doivent recruter sur le même poste plus tard.

Il est également possible de générer des statistiques sur les demandes validées pour améliorer le processus de recrutement. Imaginons par exemple que l’on constate une augmentation des demandes de recrutement sur des postes similaires, il devient alors possible d’identifier les postes qui souffrent d’un turnover élevé pour ensuite apporter des solutions concrètes.

Pilotage des demandes de recrutement
Pilotage des demandes de recrutement

2) Dématérialisation de la demande de recrutement : quels avantages ?

Chercher à optimiser les process est l’un des principaux moteurs pour mettre en place une transformation digitale (Les impacts de la dématérialisation | novadys)

En digitalisant les demandes de recrutement, managers et recruteurs gagnent du temps !

L’objectif numéro 1 de la dématérialisation des demandes de recrutement est le gain de temps.

La demande se fait à l’initiative du manager ou du recruteur dès qu’il y a un besoin en recrutement et une fois que le formulaire est édité, il ne reste plus qu’à suivre les différentes étapes du circuit de validation. L’information ne se perd pas dans les mails et est transmise automatiquement aux différentes personnes concernées. Les demandes de recrutement archivées servent de modèle pour les recrutements sur des postes similaires.

Ensuite, l’annonce de l’offre d’emploi est publiée sur le site carrières en un clic pour éviter la répétition des process  ! C’est donc également un gain en productivité !

Pour chaque poste, sa demande de recrutement et son circuit de validation  !

Les moteurs de la transformation digitale
Les moteurs de la transformation digitale – source : novadys.com

Avec la digitalisation des formulaires de demande de recrutement sur le module DAE (Demande Automatique d’Embauche), vous pouvez créer autant de modèles de formulaires et de circuits de validation que vous le souhaitez. Cela vous permet d’adapter très tôt les premières étapes du parcours candidat à la spécificité de certains postes.

  • Vous bénéficiez d’un espace sécurisé pour générer vos demandes de recrutement et vous mettez en place en meilleure communication interne

Les demandes de recrutement dématérialisées se font à l’aide d’une interface sécurisée qui n’est accessible qu’aux collaborateurs disposant d’accès numériques. La dématérialisation de la demande de recrutement facilite également la communication entre tous les interlocuteurs du circuit de validation pour un processus de recrutement plus efficace dès le début.

  • Grâce à la dématérialisation, la demande de recrutement est accessible aux managers à tout moment et de n’importe où

Le module DAE est accessible sur tous les supports informatiques : desktop, smartphone et tablette ! Ce module est donc adapté aux managers nomades ou régulièrement en déplacement. Chacun intervient à son rythme sur les demandes de recrutement.

  • Le processus d’utilisation est simple pour être au service des managers

Le module DAE a été développé pour être simple d’utilisation et intuitif. Il n’est donc pas nécessaire d’être un as de l’informatique !

  • Le DAE est une aide pour l’amélioration continue du processus de recrutement

La génération de statistiques à partir des demandes de recrutement archivées contribue à l’amélioration continue du processus de recrutement dans l’entreprise : identification d’un turnover élevé sur les mêmes postes, identification des périodes de l’année où les demandes de recrutements ont le plus de chances d’être acceptées ou analyse des demandes de recrutement qui ont été refusées, par exemple. 

Pour rendre le recrutement de plus en plus efficace, il est nécessaire de gagner du temps sur les tâches à faible valeur ajoutée.  Avec la dématérialisation de la demande de recrutement, c’est le début du processus de recrutement qui devient tout de suite beaucoup plus fluide.

Crédit photo :   depositphotos.com

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À propos de l'auteur

Dalale Belhout

Directrice au sein de la Fondation FACE (Fondation Agir Contre l'Exclusion), Dalale dirige le Club des entreprises socialement engagées de Seine-Saint-Denis et sensibilise acteurs privés et publics aux enjeux de recrutement inclusif et de diversité en entreprise. Ancienne Head of Content chez DigitalRecruiters, elle est aujourd'hui ambassadrice du Lab'DR, une communauté d'experts qui partage réflexions et bonnes pratiques sur le blog. Dalale est par ailleurs co-auteur de plusieurs ouvrages dédiés au digital appliqué aux RH, à la marque employeur et au recrutement responsable et éthique, sujets sur lesquels elle intervient régulièrement en tant que conférencière.