Entretien embauche

Recrutement : 5 solutions pour faciliter la planification d’entretien d’embauche

La planification d’entretien d’embauche est une démarche très complexe qui nécessite de nombreux échanges. Or, aujourd’hui, ce point de friction…

6 min

La planification d’entretien d’embauche   peut vite devenir un véritable chemin de choix sans les outils adaptés. 

– Je suis disponible mercredi de 10h à 12h.

– Est-ce que jeudi prochain vous conviendrait ?

– Non plutôt le vendredi suivant à 14h

– Peut-on bouger ce créneau à 16h ?

– Non, mais le lundi qui suit, je suis disponible à 16h…

Ce genre de conversation représente le cauchemar des recruteurs. Planifier un entretien d’embauche est parfois une démarche très complexe qui nécessite de nombreux échanges. Or, aujourd’hui, ce point de friction peut refroidir les ardeurs d’un candidat et d’un recruteur qui ne parviendraient pas à s’entendre. Parce que la planification des entretiens d’embauche fait aussi partie de l’expérience candidat, il est temps de s’attaquer aux racines du problème avec des solutions utiles et pratiques.

Pourquoi faciliter la prise de rendez-vous entre recruteurs et candidats ?

Un outil qui facilite la planification des entretiens d’embauche n’est pas un luxe : c’est une nécessité dans un monde digital où l’expérience vécue impacte directement le comportement des candidats. Disposer d’un outil où un entretien peut être planifié en un clic représente un changement de paradigme pour toutes les parties. Avec l’utilisation d’une plateforme de recrutement proposant cette fonctionnalité, le candidat bénéficie d’un confort supplémentaire dans son expérience de candidature. Pour cela, il reçoit un e-mail avec les différents créneaux de disponibilité du recruteur, et peut ainsi en toute autonomie choisir celui qui correspondra le mieux à son emploi du temps. C’est d’autant plus utile pour la personne qui est déjà en poste et qui doit organiser son calendrier pour passer un entretien sans éveiller les soupçons de sa direction. Avoir une pleine visibilité sur l’agenda du recruteur et des différentes options qu’il offre lui permet de mieux planifier l’entretien.

Pour les recruteurs, c’est un moyen très utile pour gagner du temps dans le processus de recrutement en partageant son agenda avec les managers opérationnels. En effet, il faut non seulement trouver le bon créneau horaire avec le candidat, mais aussi avec les managers qui participent aux entretiens. Un outil de planification avancé facilite l’organisation des entretiens et permet de recruter plus de candidats grâce à une meilleure gestion du temps.

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Planification d’entretien d’embauche : 5 solutions à explorer

Pour planifier des entretiens d’embauche, il existe plusieurs solutions qui sont pratiques ou non, payantes ou non, ergonomiques ou non. Chacune dispose de ses propres avantages et inconvénients qui dépendent de vos usages.

L’e-mail : classique, mais terriblement chronophage

Commençons par le point positif : presque tout le monde a un e-mail, c’est un moyen de communication universel et facile à appréhender. Par contre, ce sera tout sur les points positifs, car organiser un entretien uniquement avec des échanges par e-mail est une perte de temps colossale. L’e-mail est asynchrone, et le recruteur doit parfois attendre 24 ou 48 heures (ou plus) pour avoir une réponse, son message peut se perdre dans une boîte de réception encombrée, être effacé par erreur ou finir dans les spams. Sans compter que trouver une simple date peut nécessiter des dizaines d’allers-retours. En bref, c’est un moyen de communication lent, chronophage et peu efficace pour planifier un entretien d’embauche.

Doodle : pratique mais complexe

Doodle est un outil utile pour coordonner les agendas de plusieurs parties prenantes. Le recruteur identifie des créneaux horaires disponibles, les partage en interne à ses collègues, puis informe le candidat en lui proposant de nouveau des dates. C’est un outil pratique pour passer un entretien à plusieurs, mais cela nécessite beaucoup d’effort pour que chacun précise ses disponibilités. Au final, cela peut rapidement virer au casse-tête !

Google Agenda : utile sous condition

La solution de calendrier de Google est très pratique pour partager des plages de disponibilités à un interlocuteur avec un lien par e-mail. Cela peut être une option à garder en tête pour faciliter la planification des entretiens d’embauche. Toutefois, il existe quelques contraintes : vous devez utiliser Google Agenda Business et être seul lors d’un entretien.

Calendly : puissant, mais une planification d’entretien d’embauche payante

Un entretien est finalement un rendez-vous entre plusieurs personnes, et il existe pour cela plusieurs solutions permettant de gérer la prise de rendez-vous. L’une des plus connues est Calendly. C’est un centre de planification qui vous permet de planifier vos réunions de manière professionnelle et efficace, en vous évitant les allers-retours par e-mail, pour vous permettre de vous concentrer sur votre travail. Calendly, et tous les autres logiciels du même type, sont utiles pour mieux planifier vos entretiens. Toutefois, ce sont souvent des outils payants, et qui ne permettent pas toujours de gérer les disponibilités des candidats et des managers en interne en même temps.

DigitalRecruiters et la planification d’entretien d’embauche : complet, intégré et rapide

Au sein de la plateforme de DigitalRecruiters, il existe un module agenda qui permet d’obtenir les disponibilités de ses collègues et de partager un formulaire en ligne à chaque candidat. C’est une solution sur mesure faite spécialement pour les entretiens d’embauche. C’est idéal si vous recrutez seul ou à plusieurs, et le lien est envoyé automatiquement au candidat. Parce que cette fonctionnalité est intégrée dans votre ATS, toutes les données sont centralisées au même endroit et vous limitez ainsi les risques. De plus, vous pouvez passer en quelques clics de votre calendrier partagé à votre liste des tâches et aux profils des talents que vous souhaitez rencontrer.

Le temps n’est extensible pour personne. Trouver des solutions capables de faciliter l’expérience candidat tout en gagnant du temps fait partie des bonnes pratiques pour travailler plus efficacement et faciliter la planification des entretiens d’embauche. Une démarche gagnant-gagnant qui allie digitalisation de vos processus et automatisation pour une expérience réussie et un meilleur taux de présence.

Crédit photo :   pexels

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À propos de l'auteur

Dalale Belhout

Directrice au sein de la Fondation FACE (Fondation Agir Contre l'Exclusion), Dalale dirige le Club des entreprises socialement engagées de Seine-Saint-Denis et sensibilise acteurs privés et publics aux enjeux de recrutement inclusif et de diversité en entreprise. Ancienne Head of Content chez DigitalRecruiters, elle est aujourd'hui ambassadrice du Lab'DR, une communauté d'experts qui partage réflexions et bonnes pratiques sur le blog. Dalale est par ailleurs co-auteur de plusieurs ouvrages dédiés au digital appliqué aux RH, à la marque employeur et au recrutement responsable et éthique, sujets sur lesquels elle intervient régulièrement en tant que conférencière.