Top 20 des outils de recrutement

Pour le recruteur des temps modernes, pas de recrutement possible sans les bons outils ! Les progrès technologiques simplifient grandement le processus de recrutement et les outils permettent de se concentrer ensuite sur l’essentiel : l’humain. Mais quels outils choisir dans l’éventail vaste des produits existants ? Quels sont les outils indispensables ? Voici notre top 20 des outils de recrutement dans lesquels investir.

L’outil prioritaire : investir dans un ATS

1. Cegid Digitalrecruiters, le logiciel de recrutement en mode SAAS

Un logiciel ATS (Applicant Tracking System), est un outil de suivi de candidatures. Il sert à sourcer les candidats et à gérer le processus de recrutement. Par exemple, Cegid Digitalrecruiters est un ATS qui vous permet d’abord de suivre les candidatures à chaque étape du recrutement. Il est également évolutif pour accompagner votre entreprise et sa croissance (et donc ses besoins en recrutement).

Le CRM Cegid Digitalrecruiters vous permet en plus d’analyser la provenance des candidatures et le ratio clic/candidat sur vos diffusions d’annonces. L’avantage majeur de Manage est d’être un ATS enrichi d’un CRM pour suivre vos recrutements à 360°.

Les outils pour attirer du trafic candidat

2. Un site carrières facile à administrer

Le site “Carrières” est devenu incontournable pour embaucher de nouveaux talents. Véritable accélérateur de recrutement, le site carrières représente la vitrine de votre marque employeur et offre plusieurs avantages : faciliter le sourcing, améliorer la sélection des candidats et gérer les entretiens.

3. Indeed et LinkedIn à tout prix

LinkedIn est LE réseau social de référence pour développer un réseau professionnel et cibler des candidats actifs et surtout passifs. Accessible gratuitement ou avec des options payantes, vous pourrez aussi bien développer votre marque employeur qu’acheter des encarts publicitaires pour aller chercher descandidats en dehors de votre réseau direct.

Quant à Indeed, un des mastodontes de la recherche d’emploi au niveau international, difficile de l’ignorer pour la diffusion de vos annonces. Le tableau de bord employeur permet également de lancer une recherche parmi les candidats et d’identifier les meilleurs selon vos critères.

4. Indeed Apply et LinkedIn Apply pour faciliter les candidatures

Les fonctionnalités Apply d’Indeed et de LinkedIn permettent aux candidats de postuler à vos annonces en quelques secondes, directement en utilisant leur CV enregistré sur le site ou leur profil LinkedIn.

En publiant directement les offres sur Indeed ou LinkedIn, les annonces bénéficient automatiquement de la fonctionnalité.

5. Choisir la multidiffusion d’annonces

Pour multiplier les chances d’avoir des candidats qualifiés pour vos annonces, il faut qu’elles soient publiées sur différents jobboards. L’intégration native de solutions de comme Broadbean ou Talentplug dans votre ATS (comme c’est le cas pour Cegid Digitalrecruiters) permet d’activer le multiposting directement depuis l’interface de l’ATS, tout en gardant le choix des supports.

6. Le vivier ou CVThèque pour sourcer directement

Le vivier de talents ou CVThèque est une base de données regroupant toutes les informations sur les profils de candidats susceptibles d’intéresser l’entreprise un jour. Le vivier est alimenté par les réponses aux offres d’emploi, mais aussi par les candidatures spontanées ou encore la chasse de profils. Plus votre marque employeur est valorisée plus votre entreprise est à même d’attirer des talents et donc de faire croître son vivier.

Votre ATS doit être le cœur de votre vivier, car il vous permet d’y regrouper les profils de tous vos leviers de sourcing, des les qualifier rapidement et de les activer en quelques clics au travers de recherches enregistrées ou filtres à la volée.

7. Des comptes de réseaux sociaux bien utilisés

La multidiffusion d’annonces d’emploi ne se fait pas que sur les jobboards. Aujourd’hui, les réseaux sociaux comme LinkedIn, Facebook, et Whatsapp sont aussi des canaux de sourcing. Privilégiez un ATS qui embarque la diffusion vers les réseaux sociaux, mais vous pouvez aussi opter pour des outils d’automatisation des partages sociaux comme Agorapulse ou Sociallymap qui pourront partager automatiquement vos offres d’emploi sur tous les profils sociaux de votre entreprise. Enfin, des outils comme Sociabble jouent permettent de s’appuyer sur l’employee advocacy pour faciliter le partage des offres d’emploi par les collaborateurs.

Les outils pour convertir le trafic en candidatures

8. Passer au recrutement interactif avec le Chatbot

Le chatbot est un très bon moyen de créer un premier contact avec les candidats. Il est en mesure de collecter des informations, de répondre aux questions des candidats, d’assurer un suivi, et même de donner des conseils !

La solution KickMyBot permet de concevoir des parcours candidats conversationnels grâce à un chatbot. Directement intégré dans l’ATS, il propose les offres d’emploi recommandées à son interlocuteur en récupérant régulièrement le flux de candidatures.

9. Utiliser le matching de CV

Le matching de CV a deux facettes, une première côté site carrières pour faciliter la recherche d’offres d’emploi pour vos candidats en leur permettant de filtrer les annonces de votre site via un simple import de CV. Dès lors, les annonces sont filtrées selon les compétences et expériences contenues dans le CV. Un petit côté “Magique” qui simplifie l’expérience candidat et laisse un “Waouh” indélébile dans le parcours candidat !

Par ailleurs, le matching désigne également la capacité à l’intérieur d’un ATS, de filtrer les talents de son vivier selon leur score de matching avec les offres d’emplois. Le rêve, non ? Avec un moteur sémantique puissant, on dit alors adieu aux recherches complexes et chronophages dans son vivier.

10. Proposer la candidature en un clic

L’époque où l’on postulait à un emploi en envoyant une lettre de motivation et un CV par courrier est (presque) révolue. Aujourd’hui, il est possible de candidater en un clic, soit sur des jobboards, soit directement sur le site Carrières de l’entreprise.

La candidature en un clic simplifie énormément le parcours candidat, c’est un fait. Par ailleurs, elle permet d’accroître sensiblement les taux de conversion des pages d’annonces d’emploi :

Les annonces qui proposent la candidature en un clic présentent des taux de conversion qui varient de 20 % à 50 % selon les contextes (source Cegid Digitalrecruiters 2021).

11. Utiliser la DAE (demande autorisation embauche)

La DAE ou demande d’autorisation d’embauche est une solution pour dématérialiser une demande d’un manager opérationnel lorsqu’il identifie un besoin de recrutement. L’ATS de Cegid Digitalrecruiters dispose ainsi d’un module spécifique de DAE afin de gagner du temps entre le moment où le besoin est identifié et celui où l’annonce est publiée. Tout cela avec le même enjeu : réduire le délai de recrutement !

12. Utiliser des affichettes avec QR Code pour inviter à postuler sur les points de vente

Depuis la crise sanitaire, tout le monde a désormais le réflexe du QR Code. Ce petit logo à flasher avec son téléphone se retrouve partout et envoie directement vers un site Internet sur lequel on peut postuler directement. Ces codes peuvent être générés automatiquement par l’ATS pour optimiser les coûts de recrutement tout en garantissant facilitant la candidature.

13. Miser sur un outil de cooptation

La cooptation en recrutement consiste à s’appuyer sur les collaborateurs actuels de l’entreprise pour en rechercher de nouveaux. Ce recrutement participatif est basé sur la recommandation.

Cegid Digitalrecruiters intègre nativement deux outils de cooptations : Basile et Keycoopt. Les deux plateformes synchronisent ainsi automatiquement les offres d’emploi disponibles sur l’ATS avec leur portail de cooptation.

Les outils pour gagner du temps dans le processus de recrutement

14. Créer des templates d’annonces d’emploi et de fiches de postes

L’offre d’emploi n’est pas une simple fiche de poste : elle doit donner envie aux candidats de postuler et proscrire la moindre erreur ou faute qui nuirait à votre image.

Pour cela, les ATS permettent de créer des modèles ou templates d’annonces qui reprennent la charte graphique de l’entreprise et la charte éditoriale avec les bons mots et un vocabulaire utile à inspirer les candidats à sauter le pas. Mieux, les templates guident les recruteurs dans la rédaction de chaque pour en améliorer les résultats.

15. Dématérialiser les CV papier

Le CV papier a du plomb dans l’aile et les outils de recrutement doivent permettre de dématérialiser les candidatures. Votre ATS doit pouvoir proposer une application mobile de recrutement, afin de permettre aux candidats de postuler directement depuis une tablette en salon par exemple ou depuis le smartphone d’un collaborateur sur un point de vente.

Les affichettes avec un QR Code sont encore une fois très utiles pour postuler sur site sans avoir besoin de déposer un CV papier qui finit souvent égaré.

Enfin, le parsing de CV (ou l’extraction des données) facilite considérablement l’exploitation des candidatures, que ce soit pour alimenter votre vivier de talents ou répondre à un besoin immédiat. En effet, une fois scannés, il est préférable de laisser un outil de parsing intégrer tous ces CV dans votre ATS à votre place.

16. Proposer l’entretien vidéo et l’entretien différé

L’entretien différé est une méthode de qualification des candidatures qui est apparue en 2013. Le candidat peut ainsi envoyer une vidéo où il fait part de ses motivations en répondant à des questions choisies par vos soins grâce à des solutions comme Visiotalent.

La plateforme Zoom permet aussi de mettre en place des entretiens de présélection en direct pour gagner du temps et éviter des déplacements inutiles aux candidats. Ces deux modes de candidatures renforcent de plus votre marque employeur en proposant un parcours candidat innovant.

Les outils pour mieux choisir les candidats

17. Automatiser l’assessment selon ses propres critères

L’assessment en recrutement désigne les méthodes d’évaluation objective des candidats. Pour cela, le logiciel de recrutement utilise plusieurs solutions afin d’évaluer la personnalité et les compétences techniques du postulant. Si les ATS permettent généralement d’embarquer des tests d’assessment à votre main, des éditeurs en ont fait leur métier et s’interfacent à la plupart des logiciels de recrutement du marché. On pense notamment à AssessFirst. Cappfinity permet également d’envoyer des tests en ligne aux candidats, tout comme Goshaba et Cubiks. Le jeu-vidéo gagne également du terrain avec la solution Yuzu qui gamifie l’assessement des soft-skills des candidats.

En pratique ces outils se révèlent ô combien importants pour éviter les erreurs de recrutement et valoriser les soft skills dans votre processus de recrutement.

18. Utiliser des questionnaires candidats depuis votre ATS

L’ATS permet de proposer des questionnaires pré et post-candidatures, afin d’automatiser cette partie du processus. Le candidat peut ainsi renseigner en toute autonomie différentes informations qui seront ensuite utilisées pour scorer et filtrer la candidature.

Dans le respect du RGPD, mais aussi pour simplifier la candidature, les questionnaires doivent aller à l’essentiel et se restreindre à des questions en rapport avec le poste, ex : obtention du permis poids lourd pour un poste dans le transport routier, ou encore langages de développement maîtrisés pour un développeur.

Améliorer l’intégration des nouveaux collaborateurs avec les outils de recrutement

19. Intégrer l’onboarding dans le processus de recrutement

Le processus d’intégration débute bien avant l’arrivée du nouveau recruté sur le site. Une fois qu’un candidat a accepté le poste, débute dès lors la phase de pré-onboarding, qui peut durer plusieurs semaines (le temps du préavis, la plupart du temps). Un temps qu’il s’agit de mettre à profit pour communiquer auprès de la nouvelle recrue et pour organiser son arrivée.

Des outils dédiés à la gestion des parcours d’onboarding comme Workelo permettent d‘organiser et de maintenir le lien avec le candidat jusqu’à son arrivée en fluidifiant les étapes et en proposant un vrai parcours d’onboarding : supports de présentation, modules de formation, quizz…

20. Ne pas négliger le SIRH

Le SIRH, c’est le système d’information ressources humaines de l’entreprise. Il permet de traiter et centraliser les différentes problématiques RH de l’entreprise, depuis la stratégie au reporting, en passant par les paies, les absences et les procédures juridiques. Cet outil doit être performant, certes, mais surtout adapté à la structure et à la taille de l’entreprise, tout en respectant les obligations légales (notamment RGPD).

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