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Comment réussir l’onboarding de nouveaux collaborateurs ?

20% des CDI sont rompus au cours des trois premiers mois et dans la majorité des cas à l’initiative du salarié ! Les employeurs rencontrent de plus en plus de difficultés à recruter. Aussi, une fois cette étape passée, ils baissent leur garde et diminue l’intérêt porté au nouvel arrivant. Or c’est exactement à cette période que le salarié a le plus besoin d’attention. Son but est de valider sa période d’essai, mais pas seulement : il doit réussir son intégration dans l’entreprise pour devenir productif et se sentir à l’aise en son sein.

Comment transformer votre recrutement en collaboration pérenne? Comment réussir l’intégration de vos nouveaux salariés ? Dans cet article, 5 conseils à suivre pour sécuriser l’intégration de votre salarié et réduire votre turn-over par la même occasion.

Valider la période d’essai est une étape de l’intégration et pas une finalité

Selon une étude du Cabinet Mercuri Urval, 40% des salariés nouvellement embauchés auraient envisagé de quitter leur entreprise pendant la période d’essai.

Réussir un processus de recrutement ne signifie pas une intégration garantie

Après avoir validé une embauche, bon nombre d’employeurs diminuent leurs efforts quant à l’intégration effective du salarié. Afin de réussir l’intégration de vos nouveaux collaborateurs, il est important de soutenir vos efforts pendant la période d’essai, mais cela ne suffira pas ! Intéressez-vous au bien-être de votre salarié, et ce de façon régulière tout au long de sa première année de sa présence dans votre structure.

La période d’essai constitue une période légale pendant laquelle l’employeur, mais également le salarié, peut décider librement de mettre fin au contrat. Néanmoins, réussir à confirmer un collaborateur sur un poste en validant sa période d’essai ne vous garantit pas la réussite de son intégration effective. Il est essentiel de considérer l’onboarding comme un processus à part entière, qui démarre bien en amont de la signature du contrat et se termine quand le salarié a passé en général le cap de la première année chez vous. Les premiers mois qui suivent une intégration sont cruciaux car c’est là que les démissions à l’initiative des salariés sont les plus nombreuses. La raison principale évoquée par les démissionnaires est le manque de disponibilité de l’employeur et/ou des managers. Il est vital, pour garder vos nouveaux salariés, d’établir un lien étroit et de leur montrer votre intérêt.

Salarié et Entreprise ont un intérêt commun à réussir la phase d’intégration

L’entreprise ETSY offre 150$ à ses nouveaux salariés pour décorer leur bureau !

Plus votre salarié sera intégré, plus il sera productif

Vous avez investi du temps et de l’argent dans le processus de recrutement. Aujourd’hui, vous avez trouvé la perle rare qui manquait à vos équipes mais vous ne savez pas comment la conserver. Tout d’abord, il est important de comprendre que vos intérêts et ceux du salarié sont communs.

De votre point de vue, vous venez d’intégrer un nouveau profil qui correspond à vos attentes et vous souhaitez qu’il soit opérationnel le plus vite possible. Le but étant qu’il mette en application les compétences, le savoir-faire pour lesquels il a été recruté. Pour donner le meilleur de lui-même, le salarié nouvellement embauché doit avoir assimilé et compris vos techniques de travail, vos méthodes et surtout vos outils de travail. Ce n’est qu’à partir de ce moment-là, qu’il sera véritablement opérationnel. Il doit comprendre les enjeux et identifier les personnes qui l’aideront à mener à bien ses missions. Tout ce processus de découverte de la société, des valeurs, des lignes stratégiques va être décisif dans son choix de poursuivre ou non l’aventure avec vous. Son intérêt est celui de se sentir bien et de performer. Cet intérêt coïncide avec le vôtre !

En tant qu’employeur, votre objectif est de mettre vos salariés dans les meilleurs conditions afin qu’ils soient les plus productifs et efficaces possible. Il s’agit d’un réel enjeu business. Plus le salarié se sentira bien, écouté et épaulé sur son poste, plus il sera productif. De plus, de bonnes conditions travail et une période d’intégration réussie sont les clefs pour éviter un absentéisme ravageur ou des positions conflictuelles avec le management.  L’intérêt économique de l’entreprise est en totale adéquation avec l’intérêt de bien-être du salarié. C’est pourquoi, le processus d’onboarding doit être considéré dans sa totalité comme un enjeu mutuel vecteur de plus-value et de réussite, pour votre salarié comme pour vous.

La période d’intégration démarre bien avant l’arrivée du collaborateur !

« Les programmes d’Onboarding les plus réussis sont ceux qui durent le plus longtemps et qui commencent avant l’arrivée des nouveaux embauchés », rappelle le Vice-Président Exécutif EMEA de SilkRoad Technology

Selon le Human Resources Corporate Leadership Council, augmenter le niveau d’implication des salariés fait chuter leur taux de départ potentiel de 87 %.

Il est important de conserver un lien étroit avec le candidat embauché entre l’acceptation de l’offre d’emploi et son arrivée effective dans l’entreprise. Pour ce faire, voici quelques actions à mener en amont pour vous garantir d’une part, sa réelle venue dans votre société et d’autre part commencer le travail de fidélisation et de sensibilisation à vos valeurs.

Les actions à mener en amont de l’arrivée du collaborateur :

  • Vous devez anticiper la durée du préavis de l’employé et l’inclure à votre plan de fonctionnement de manière concrète. Ainsi, vous pourrez communiquer au salarié les conditions d’avancement des projets et intégrer sa venue dans votre calendrier. De cette manière, vous l’aiderez à se projeter et il sera moins enclin à vous laisser tomber à la dernière minute, surtout si vous l’avez déjà investi dans certains projets.
  • Vous pouvez lui transmettre un livret d’accueil ou tout autre document d’intégration, comme un dossier administratif ou une présentation de l’entreprise, en amont de son arrivée. Dans une certaine mesure, vous pouvez également lui transmettre des documents de travail ou lui donner accès à des plateformes d’échanges avec des collègues mais attention à ne pas l’effrayer en le surchargeant d’informations.
  • Invitez-le à des soirées d’intégration, des cocktails d’entreprise, salons professionnels ou évènements entreprise afin qu’il rencontre ses futurs collègues et débute sa phase de socialisation.
  • Préparez son poste et ses outils de travail (Téléphone, ordinateur, badge cantine et parking)
  • Organisez le premier jour du salarié autour de la découverte de l’entreprise et des équipes. Informez vos équipes de l’arrivée du nouveau salarié afin qu’ils s’impliquent davantage dans son intégration.
  • Choisissez un parrain ou une marraine pour votre nouvelle recrue. Je vous conseille de choisir avec soin ce tuteur qui sera comme le guide du nouvel embauché.

Mi casa es su casa: soyez accueillants !

Selon une étude Silkroad de 2013, 65% des entreprises françaises n’ont pas mis en place de programme d’accueil et d’intégration.

Bien orchestrer l’intégration d’un salarié permet de mieux le fidéliser

Lorsque vous accueillez votre nouveau salarié pour sa première journée, il y a de nombreux paramètres à prendre en compte. Tout d’abord, vous devez synchroniser les actions du service RH, des managers opérationnels avec celles des services supports informatique et généraux. Planifier la venue de votre nouvelle recrue nécessite une réelle organisation en amont afin de faire bonne impression le Jour J.

Ci-dessous le mode d’emploi de la première journée pour vous assurer de réaliser un accueil qui restera gravé dans l’esprit de votre nouveau salarié :

  • Demandez les accès aux différents outils et autres plateformes de travail pour votre salarié avant son arrivée.
  • Assurez-vous qu’il ait bien un bureau identifié ou une place attitrée dans un open-space
  • Programmez un temps d’entretien avec son manager
  • Présentez-le à tous les membres de l’équipe, voire également à d’autres services de la société avec lesquels il pourrait y avoir interaction
  • Faites-lui faire le tour du propriétaire, pensez à lui indiquer le bureau des RH, l’infirmerie, les sanitaires, la cantine, l’accès au parking, les codes pour l’interphone etc…
  • Programmez un rendez-vous RH afin de lui transmettre les documents clés : son contrat de travail, les dossiers de mutuelle et de prévoyance, le livret d’accueil, la charte de vos valeurs, la charte informatique et autres goodies de votre entreprise (Tasse, stylo, cahier, clé usb…)
  • Si vous réalisez plusieurs recrutement en simultanée, vous pouvez organiser des journées complètes d’intégration avec une présentation de la société et de sa stratégie de développement par un membre dirigeant, un déjeuner d’équipe, des ateliers/jeux de rôle afin de mieux découvrir l’entreprise et son poste, présentation des outils informatiques utilisés…

Suivez le salarié régulièrement et réduisez votre turn-over !

« Le Onboarding est fondamentalement stratégique car il permet à l’entreprise de construire une relation durable avec ses nouveaux collaborateurs en accélérant notamment le processus d’intégration », confirme Didier Bichon, Vice-Président Exécutif EMEA de SilkRoad technology.

Une bonne intégration permet de réduire le turnover de 31% !

Il est essentiel d’organiser un suivi dans le temps de votre salarié nouvellement embauché. Vous pouvez organiser avec lui des points réguliers, d’abord toutes les semaines puis, une fois la période d’essai validée, tous les mois dans le courant de la première année. L’essentiel est de suivre votre salarié sur une période plus longue que la période d’essai.

Cette prise d’informations régulière et directement à la source montre plusieurs avantages :

  • Vous savez en temps réel ce que ressent le salarié
  • Vous pouvez identifier ses difficultés et ajuster votre management en conséquence
  • Vous pouvez fournir les informations, les outils nécessaires qui lui manqueraient et l’aider à réaliser une meilleure prise de poste
  • Vous montrez votre considération au salarié qui sera plus enclin à rester au sein de votre société par loyauté et fidélité
  • Vous pouvez envisager des besoins en formation pour l’aider à s’adapter au mieux à ses nouvelles fonctions
  • Vous pouvez agir sur les objectifs fixés et les ajuster en fonction de l’avancement du salarié. Le but est de le maintenir motivé en lui fixant des objectifs raisonnables et atteignables.
  • De votre côté, vous pouvez également suivre de près et appréhender le vrai niveau de compétences du salarié et vous en séparer avant la fin de sa période d’essai si celui-ci ne faisait pas l’affaire ou n’arrivait pas à s’intégrer malgré toutes les actions mises en place.
  • Vous rendez votre salarié plus rapidement autonome et donc plus rapidement productif!

L’onboarding des salariés est un sujet clé qui prend de plus en plus d’importance dans un contexte de pénurie des talents, apprenez donc à garder vos pépites si difficilement recrutées !

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc « Comment travailler sa marque employeur » ou à nous contacter directement.