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SIRH : 7 conseils pour réussir l’intégration de votre outil

SIRH 7 conseils pour réussir l’intégration de votre outil

Selon une étude du cabinet Deloitte de 2017, 70% des entreprises considèrent que l’amélioration de la performance RH est un enjeu majeur.
Bien choisir son Système d’Information RH (SIRH) est une étape essentielle dans la stratégie RH de votre entreprise. En effet il vous permettra de traiter les aspects généraux comme spécifiques liés aux Ressources Humaines afin d’en optimiser le fonctionnement. Faire un mauvais choix peut avoir des conséquences dramatiques tant en termes de cout que d’organisation pour votre structure.

Dans cet article, découvrez 7 astuces qui vous permettront de choisir le bon SIRH, et ce en tenant compte de la nature de votre entreprise.

Définissez clairement le besoin de votre entreprise

Selon la solution choisie, le prix d’un SIRH peut grimper à 40 000€ juste pour sa mise en place, hors frais de maintenance !

À ce prix, vous n’avez pas le droit à l’erreur !

La première étape, cruciale comme dans toute conduite de projets, consiste à bien analyser le contexte dans lequel votre SIRH va être intégré. Votre entreprise est-elle située à un seul endroit ou au contraire multi-sites ? Avez-vous une portée internationale ? Quelle est la taille de votre structure ? Vos collaborateurs ont-ils un profil type ?
Tous ces aspects sont capitaux à prendre en compte car l’architecture et le fonctionnement de l’outil va en être impacté. En effet, si votre entreprise est présente à l’international, il faudra déterminer comment votre SIRH va s’adapter aux différentes contraintes locales. Et si votre entreprise est multi-sites, il faudra veiller à ce que la solution puisse réellement s’adapter à votre organisation.

Choisissez la formule adaptée à votre besoin

Selon une étude de Convictions RH, plus de 300 éditeurs sont présents sur le marché des SIRH !

Il existe trois grandes familles de SIRH

Si l’étape préalable a bien été menée, vous devez désormais définir quel type de SIRH va être déployé. En effet, on peut classer ces outils selon trois catégories : top-down, bottom-up, et mixte.
Le top-down est un type de SIRH qui permet une gestion des processus RH globalisés : une base de données commune va primer sur les fonctionnements locaux des établissements éparpillés géographiquement.

Le bottom-up est l’exact opposé : le système part des contraintes locales pour les imposer au niveau global, tandis que le modèle mixte est le plus flexible car il permet de combiner des attributs des deux modes. Dans le cas où vous évoluez dans une entreprise dite « multi-sites » il conviendra d’opter pour une solution qui correspond à votre modèle de management des RH. Êtes-vous dans une logique centralisée ou bien privilégiez-vous la collaboration, voire la co-gestion avec les responsables des différents sites ?

Prenez en compte les contraintes réglementaires et la sécurité

En cas de non-respect de la législation RGPD (Réglementation Générale de Protection des Données), les entreprises s’exposent à une amende de 10 millions d’euros !

Ne prenez aucun risque en matière de sécurité des données

Aspect très important dans un SIRH, compte tenu de la quantité de données privées qu’un tel outil gère : la sécurité des informations et les aspects réglementaires. Toute infraction expose l’entreprise à des risques judiciaires importants. Votre outil doit également s’adapter aux différentes évolutions, d’autant plus que le RGPD vient d’entrer en action et impacte toute entreprise travaillant avec des personnes situées en Europe. Un outil qui s’adapte vite, c’est un outil qui va vous permettre de rester en sécurité !

Intégrez un outil de reporting à votre SIRH

« On l’oublie trop souvent, mais la base d’un bon reporting n’est pas seulement d’avoir un bon outil, mais surtout d’avoir une qualité et une complétude des données qui permettent de garantir la qualité des indicateurs », Jean-Marc Barfety, Responsable SIRH chez PSA.

Avoir le bon SIRH, c’est se doter d’un outil complet et fiable

Parce qu’une bonne stratégie RH c’est aussi une capacité à centraliser l’information pour établir une stratégie au long court, intégrer un outil de reporting performant vous permettra d’avoir des résultats cohérents entre les informations entrées par vos collaborateurs et les tableaux de bord produits. Plus vous augmenterez le nombre d’outils, plus vous vous exposez à un risque de dysfonctionnement dû à un manque d’intégration. En outre vous pourrez effectuer les différents traitements en interne sans passer par un cabinet de consultants externes, une option souvent très onéreuse !

Testez la plateforme retenue

Selon le Project Management Institute, seules 18% des entreprises gèrent correctement leurs projets !

Soignez la qualité de vos recrutements grâce à un travail collaboratif

Une fois les caractéristiques de l’outil définies, il convient de procéder à une batterie de tests afin d’avoir les preuves de son bon fonctionnement. Pour cela, mobilisez les acteurs qui seront destinés à utiliser la plateforme car seuls ces derniers auront le recul nécessaire pour émettre un avis constructif.
Dans le cas d’une entreprise multi-sites, n’hésitez pas à effectuer des tests de connectivité afin d’avoir des retours quant à la qualité du réseau.

Choisissez le bon mode de déploiement

Selon une étude de MyRHline, seuls 5% des projets de digitalisation aboutissent.

Déploiement intégral ou partiel ?

Si les résultats sont satisfaisants, vous pouvez alors débuter le déploiement de l’outil dans l’ensemble de votre entreprise. N’hésitez pas à opter pour un déploiement intégral en une seule fois si vous estimez que les tests permettent de faire confiance à l’outil. Vous pouvez aussi opter pour un déploiement par lots si vous souhaitez rester prudent mais vous prendrez le risque d’un fonctionnement multi-outils mis en parallèle et d’une absence d’homogénéisation au sein de votre structure posant souvent des problèmes organisationnels.

Et surtout, tenez vos collaborateurs informés !

Communiquez sur la nouvelle solution auprès des acteurs

Selon une étude réalisée par Fierce Inc., 86% des sondés mettent en cause une communication inefficace lorsqu’on les interroge sur les raisons d’un échec d’un projet !

Toute conduite de projet bien menée passe inévitablement par une communication efficace

Vos collaborateurs, surtout ceux qui sont amenés à devoir travailler avec l’outil, doivent être rassurés concernant les tenants et aboutissants, ce qui va changer dans leur quotidien, ou encore les intérêts associés à un changement de SIRH. Si vous n’obtenez pas l’adhésion de vos employés, l’intégration de l’outil se fera dans de mauvaises conditions, et ce, même si l’outil est performant et répond à vos attentes.

Autre élément : il est primordial d’impliquer l’ensemble de vos collaborateurs. C’est d’autant plus vrai pour les entreprises multi-sites pour ne pas donner l’impression que vous abandonnez une partie de vos équipes.

Vous voilà avec toutes les clés en main pour déployer un nouvel outil SIRH. Cernez vos besoins avec précision, les caractéristiques de l’outil, et vos collaborateurs seront satisfaits du travail effectué car l’outil fonctionnera à merveille. Concernant les entreprises multi-sites, n’oubliez pas de prendre en compte les spécificités techniques auxquelles doit répondre le SIRH, des tensions pourraient bien émerger si celui-ci ne s’adapte pas à une organisation en réseau de votre entreprise.

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc « Les outils permettant d’améliorer la qualité (efficacité et efficience) du recrutement » ou à nous contacter directement.