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Les questions majeures avant de se lancer dans un recrutement

Selon l’enquête BMO, besoins en main-d’œuvre des entreprises, réalisée par Pôle Emploi, les entreprises ont 2 millions de projets de recrutement pour 2017 !

Recruter est une décision stratégique qui va engendrer des conséquences importantes sur la gestion de votre entreprise.  Le choix d’intégrer un nouveau collaborateur revêt un caractère déterminant pour le développement de votre activité.

Identifier le besoin à pourvoir et le profil idéal sont des éléments clés à analyser avant de vous décider à embaucher. Dans cet article, 5 questions à se poser avant de vous lancer dans un recrutement !

Un besoin a-t-il été clairement identifié ?

« La mobilité interne a pourtant deux avantages majeurs pour l’entreprise : elle lui permet de faire des économies significatives sur le coût global du recrutement (temps passé par les RH, délai de prise de poste, intégration, etc.) tout en optimisant son taux de rétention, qui est clé pour sa profitabilité » – Hervé Solus, CEO de DigitalRecruiters

Sans besoin nettement identifié, impossible de recruter efficacement

Avant de vous lancer dans un recrutement, vous devez identifier en interne quel est le besoin auquel le nouveau collaborateur viendra répondre. Le recrutement est un véritable enjeu business. Aussi, afin d’éviter d’intégrer une ressource qui n’apporterait pas la plus-value attendue, assurez-vous d’identifier clairement vos attentes en termes de compétences technico-fonctionnelles mais aussi relationnelles.

Vous devez en amont avoir une réflexion autour des missions, du périmètre, des compétences attendues, du profil idéal mais également autour des évolutions que proposent le poste, le marché ou encore le secteur d’activité. En effet, si vous projetez de vous développer sur le marché asiatique, la capacité de parler chinois d’un futur collaborateur pourra vous être très utile le moment venu. Vous devez définir précisément le titre du poste, les tâches, le cadre des interactions avec les autres collaborateurs et services, le plus précisément possible.

Si votre besoin répond simplement à une surcharge temporaire d’activité, posez-vous la question de l’utilité de recruter en CDI ? En outre, en définissant bien le besoin que vous avez à l’instant T, vous serez plus serein quant au type de contrat à privilégier.

Dans une autre mesure, avant de vous orienter vers un recrutement externe, analysez votre effectif existant et identifiez si un collaborateur, par le biais d’une formation et d’une mobilité interne, ne serait pas à même de répondre à votre besoin en cours. La mobilité interne n’est pas toujours envisageable mais permet, dans bien des cas, de faire l’économie d’un nouveau processus de recrutement !

Comment organiser un processus de recrutement clair : sélection et validation du candidat ?

Selon Pôle Emploi, la part de projets de recrutement présumés difficiles s’établit à 37,5% pour l’année 2017 !

Définissez les responsabilités de chaque partie prenante : RH, opérationnels et décisionnaires

Après avoir identifié votre besoin, attachez-vous à définir un processus de recrutement clair. De la réception des candidatures à la validation finale du candidat, vous devez être en mesure de savoir quels seront les opérationnels qui interviendront et quel sera leur degré de responsabilité respectif.

En amont, il est primordial de définir avec les managers opérationnels quels seront les aspects validés par les RH et quels seront ceux directement testés par leurs soins. En effet, il est inutile de multiplier les entretiens et les tests, si in fine, les mêmes questions sont posées à différents stades du processus en n’apportant ainsi aucune information supplémentaire sur le profil du candidat.

Vous devez donc dès le lancement du projet, attribuer à chacun un rôle précis et des points de validation propres. Pour piloter le processus de recrutement, vous pouvez vous aider de grilles d’évaluation mises en place en amont avec le service opérationnel et les décisionnaires finaux. Ainsi, vous serez certain de balayer tous les aspects à vérifier, sans tomber dans le piège d’un processus qui comporterait plus de 7 entretiens différents !

Le processus de validation doit être réalisé en fonction de critères de sélection précis et répondre aux attentes de toutes les parties prenantes. Une fois cette discussion interne terminée, il vous sera plus facile de faire valider un candidat dans la mesure où tous les intervenants se seront mis d’accord en amont sur un certain type de profil. De la même manière, pensez à distinguer les compétences entre les indispensables ou « Must Have » et les facultatives dites « Bonus », gardez en tête que le mouton à 5 pattes n’existe pas alors tentez de mieux cerner les attentes de chacun pour les challenger plus facilement !

Enfin, si plusieurs personnes interviennent dans votre processus de recrutement, assurez-vous que le même discours soit tenu par chacun.  Pour ce faire, n’hésitez pas à formaliser auprès de chaque intervenant, le rôle, les missions du poste, les perspectives d’évolutions sérieuses afin de garder une cohérence tout au long du processus. N’oubliez pas d’analyser les conditions de départ du collaborateur à remplacer, ceci vous permettra d’adapter votre discours en évitant de faire peur au candidat !

Quel profil pour quelle fiche de poste ?

Toujours selon Hervé Solus, CEO de DigitalRecruiters, « Dans certaines offres d’emploi, les chances qu’un seul et même candidat réponde à 100 % des critères imposés par l’entreprise sont quasi-nulles ! »

Hiérarchisez les compétences recherchées pour augmenter vos chances de recruter

Une fois votre besoin identifié et une fiche de poste formalisée, intéressez-vous au profil de candidat que vous souhaitez recruter. L’idée est de dresser un portrait-robot du candidat idéal, la personnalité attendue d’une part et les compétences techniques exigées d’autre part.

En fonction de votre besoin, du service dans lequel le poste est à pourvoir, de l’équipe en place etc., vos critères de sélection seront différents. Aussi, pour optimiser les chances d’intégration de votre nouvelle recrue, privilégiez une personnalité qui sera en adéquation avec l’équipe et la culture d’entreprise. N’hésitez pas à prendre les avis des opérationnels, des futurs collègues mais aussi pourquoi pas de certains clients stratégiques si vous recrutez un commercial.

La délimitation des tâches, le degré d’autonomie sur chacune des missions, la rémunération fixe ou encore variable, l’environnement de travail etc. sont autant d’aspects à définir avant le démarrage des entretiens. En outre, si vous souhaitez pouvoir répondre au maximum de questions posées par les candidats, vous devez obligatoirement avoir réfléchi à tous ces éléments pratiques.

Enfin, gardez à l’esprit que le profil parfait n’existe pas. Si vous avez une liste de course trop longue et trop précise, vous risquez de chercher très longtemps votre ressource ! Faire un éventail cohérent des compétences techniques et fonctionnelles recherchées vous permettra de ne pas passer à côté des profils intéressants bien que ne correspondant pas exactement à votre cahier de doléances !

Quand lancer la campagne de recrutement ?

« En moyenne, nous formulons une proposition de poste dans un délai de deux à trois mois à partir du moment où nous recevons des candidatures » – Elise Tricon-Yvray, Responsable du Développement RH chez ING Direct.

Prévoyez votre recrutement dans le temps

Afin de réussir votre recrutement, il faut l’organiser dans le temps avec un rétro-planning précis. Recruter dans la précipitation peut vous faire embaucher le mauvais profil et engendrer des conséquences dramatiques sur votre activité,  sans compter les frais occasionnés par cette embauche contre-productive.

Posez-vous la question de savoir si le moment choisi pour lancer ce recrutement est le bon. Tous les recruteurs vous diront qu’ils attendent avec impatience la période de Septembre car elle correspond à la rentrée commerciale. Néanmoins, peut-être est-ce plus judicieux de lancer votre processus en été pour devancer vos concurrents qui eux attendraient sagement la période de retour de vacances des candidats.

Dans une autre mesure, fixez-vous un délai de recrutement. En outre, il n’est pas pertinent de faire perdurer un recrutement trop longtemps. A partir d’un certain nombre de bons candidats rencontrés, exigez de la part des opérationnels et des décisionnaires de faire un choix rapide. En effet, si vous ne posez pas des limites de temps, vous risquez de perdre votre potentiel candidat en l’ayant fait patienter plusieurs semaines, voire plusieurs mois, le temps d’obtenir un retour ferme en interne. En bornant en amont le timing des différents entretiens et des retours à récupérer, vous pourrez garantir au candidat une date précise pour lui annoncer votre choix final.

En fonction du besoin à pourvoir, la temporalité de votre recrutement va changer. Recruter un nouveau commercial pour développer une zone de prospection est différent du remplacement d’une personne allant en congé maternité par exemple. Les enjeux sont différents et les deadlines dépendront des contraintes du business. Dans le deuxième cas de figure, il faut réussir à recruter un remplaçant avant que la personne s’en aille en congé de longue durée afin de garantir un temps adéquat mais ô combien nécessaire de formation et de passation sur des sujets importants.

Enfin, vous pouvez moduler l’arrivée de votre nouveau collaborateur en fonction de son éventuel préavis à réaliser. Le préavis peut aller jusque 3 mois, aussi n’hésitez pas à avancer ou à retarder l’arrivée effective du nouveau salarié en fonction de vos contraintes internes.

Quel budget pour votre besoin ?

Selon Damien Péan du site Experts RH, on estime le coût du recrutement et de la phase d’intégration entre 15 et 25% du salaire brut annuel de la personne embauchée !

Gérer le recrutement en interne ou le confier à un cabinet : quels coûts ?

Recruter peut coûter cher, aussi il faut budgéter en amont votre projet. Evaluer le coût des ressources mobilisées mais également des outils mis à leur disposition est indispensable.

Il est fréquent de sous-estimer l’ensemble des dépenses liées à un recrutement. En fonction du nombre de recruteurs sollicités par besoin ouvert, de l’intervention fréquente de certains opérationnels tout au long du processus, vous allez dépenser plus ou moins d’argent.

Deux choix s’offrent à vous : le premier, réaliser votre recrutement exclusivement en interne, le second, faire appel à un cabinet de recrutement et externaliser votre recherche de profils.

Si vous décidez de solliciter un cabinet, assurez-vous de choisir un modèle avantageux qui vous donnera le plus de chances de réussir votre recrutement. Privilégiez les cabinets travaillant « à la réussite », que vous ne paierez que s’ils parviennent à vous dénicher la ressource recherchée.

Ce modèle de fonctionnement « Success Fee », s’oppose au système de « Retainer Fee », qui lui exige de payer le cabinet dès le démarrage de la recherche. Financièrement, le plus intéressant reste celui du « Success Fee », où vous ne payez que si vous êtes satisfait !

Certains cabinets vous proposent de remplacer le candidat si la période d’essai n’est pas concluante. Dans cette optique, en fonction de votre besoin, solliciter un cabinet de recrutement spécialisé peut s’avérer moins coûteux que de gérer vous-même le recrutement. A contrario, si vous optez pour la gestion en interne de votre recrutement, organisez en amont la stratégie de sourcing, la diffusion des annonces, les supports utilisés et choisissez un logiciel de traitement de candidatures pertinent.

Pour éviter de recruter précipitamment le mauvais profil, prenez le temps d’identifier votre besoin et de mettre en place un processus de recrutement efficace !

Si cet article vous a plu je vous invite à télécharger notre livre blanc « Comment préparer un recrutement ? » ou à nous contacter directement.