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Onboarding – quelles solutions pour faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

Onboarding quelles solutions pour faciliter l'intégration d'un nouveau collaborateur

Selon une étude Mercuri Urval, 86% des employeurs estiment qu’un nouvel entrant est pleinement intégré entre 3 à 12 mois.

L’onboarding, ou l’intégration des collaborateurs est un enjeu phare dans le recrutement. Véritable pilier dans la marque employeur, il déterminera si le salarié restera ou non dans sa nouvelle entreprise dès les premiers mois.

Cependant, il est difficile de s’y retrouver lorsque l’on souhaite prendre en compte tous ses aspects, en raison de leur multiplicité. Par où commencer ? Quelles actions sont à prioriser ? Dans cet article, nous reprendrons les principaux aspects de l’onboarding, ainsi que les pistes d’actions à développer pour chacun d’entre eux.

1)     L’intégration à l’environnement professionnel : les fondamentaux

Près d’un salarié sur deux envisage de quitter son entreprise pendant la période d’essai.

La désignation d’un responsable de l’onboarding et l’utilisation d’un SIRH permettent de ne rien oublier pour le jour d’arrivée

Cet aspect de l’onboarding est une étape évidente pour tout le monde, mais a le mérite d’être rappelé. Avant toute chose, un salarié bien intégré est un salarié qui dispose d’un environnement professionnel opérationnel dès son arrivée. Il s’agit là d’éléments très simples : ordinateur, badge, bureau, messagerie, etc., la liste est longue. Ici, la problématique majeure, n’est pas forcément celle que l’on croit. Bien sûr, un salarié non équipé, ou mal équipé ne sera pas pleinement opérationnel dès le premier jour, ce qui le freinera dans son activité. Mais au-delà de ce contretemps, le message implicite envoyé au salarié est beaucoup plus problématique. Un tel manque dès le premier jour peut générer un sentiment d’insignifiance pour le nouveau salarié.

Pour éviter cela, il est nécessaire de désigner un responsable chargé de la planification et de l’organisation des nouvelles arrivées. Que ce soit une partie de l’activité d’un recruteur, ou un poste dédié à cette fonction, son rôle sera crucial pour faire le lien entre la fonction RH et les équipes en interne. Pour faciliter l’organisation, un SIRH « amélioré » est une solution tout à fait adaptée. Certains outils permettent de gérer entièrement le processus d’onboarding , et donc de ne rien oublier en termes de préparation !

2)     L’intégration à l’activité : assurer un lancement efficace

57% des employeurs estiment qu’une bonne intégration est réussie lorsque le salarié peut exprimer ses interrogations.

Des outils simples favorisent un meilleur démarrage pour le salarié, même si un certain temps sera forcément nécessaire

Une phase d’intégration et d’apprentissage sera quasi systématiquement nécessaire pour tout nouveau salarié. Bien sûr, les attendus de performance peuvent être très divers, en fonction des postes, mais il est rare qu’un salarié soit opérationnel à 100% dès le premier jour. Pour optimiser au mieux la durée de cette phase d’adaptation, plusieurs solutions existent :

  • L’entretien de démarrage : réalisé entre le manager et le collaborateur, il servira à présenter les missions du poste plus en détail, fixer les attendus et les objectifs, ainsi qu’à laisser l’opportunité au salarié de poser toutes les questions nécessaires. Il peut être très structurant et rassurant dans sa forme. Attention cependant à ne pas trop formaliser l’entretien en lui-même, mais seulement de veiller à sa réalisation systématique.
  • Le livret d’accueil : indémodable, il peut être toutefois réinventé dans sa forme. Celui-ci présente l’entreprise, ses activités, et donne toutes les informations pratiques utiles. Habituellement sous format papier, il peut tout à fait être digital, dans une forme plus interactive et moderne (ebooks ou PDF interactifs, livret sur tablette, vidéos de présentation, etc.).
  • La visite des locaux et la présentation aux salariés : classique et pourtant parfois oublié, un rapide tour de l’environnement de travail évite au salarié d’être perdu dès les premiers jours. Cela initie également l’intégration sociale par la même occasion, via la présentation de tous les autres collaborateurs.

3)     L’intégration sociale : parce que les relations sont motrices de l’efficacité

Selon le rapport réalisé sous la présidence de Michel Gollac, de bons rapports sociaux entre les salariés sont un facteur protecteur très important de santé psychologique au travail !

Les liens sociaux sont fondamentaux à entretenir, car déterminant dans l’envie de rester du salarié

L’intégration sociale est peut-être l’un des aspects les plus importants à mettre en œuvre. Il est rare qu’un poste soit isolé de toute autre personne. Ainsi, il est important de cultiver un esprit de solidarité et d’accueil spontané chez les salariés déjà présents. Plusieurs bonnes pratiques existent en la matière :

  • La mise en place d’un « mentor » : c’est une solution qui se retrouve dans beaucoup d’entreprises diverses et variées. Le mentor, ou le « coach » est le collègue qui sera chargé d’être un référent pour le nouveau salarié. Au-delà d’un simple soutien sur le contenu du travail, il est aussi un pilier dans la socialisation du salarié, pour que celui-ci ne se sente jamais seul au départ.
  • Organiser des pots ou déjeuners d’accueil : en fonction de la personnalité extravertie ou non du nouvel arrivant, il peut être aussi tout à fait pertinent d’organiser ce type d’événements. Les comités « réduits » sont généralement plus favorables à la création de liens.
  • Mettre en place un système de « déjeuner aléatoire » : cette solution est plus audacieuse, mais a le mérite de proposer quelque chose d’innovant. Le principe est simple : à un rythme régulier (chaque mois / semaine par exemple), le nouveau salarié déjeune avec une personne désignée de façon aléatoire. Bien sûr, la liste des participants doit être uniquement constituée de volontaires bien informés du principe. Le nouveau salarié doit lui aussi être volontaire pour cette démarche, afin de ne pas créer de malaise inutile.

L’onboarding n’est pas un processus complexe dans son fonctionnement, mais nécessite une multitude de petites actions élémentaires réalisées par plusieurs acteurs de l’entreprise. Le véritable objectif pour un responsable de l’intégration est de pouvoir fédérer et impliquer l’ensemble de ces acteurs nécessaires à la bonne réalisation de l’onboarding.

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