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Onboarding digital et inclusif : retour sur les nouvelles tendances

Onboarding digital inclusif

Selon des chiffres de la DARES, plus d’un tiers des CDI sont rompus avant un an !

Dans la recherche des talents, beaucoup d’investissements sont alloués à leur recrutement. Lorsque l’on trouve enfin le candidat idéal, l’envie de crier victoire vient aussitôt. Cependant, c’est ici que l’attention devrait se renforcer. En effet, dans un recrutement, l’intégration joue beaucoup plus que l’on ne pense. Négliger l’intégration d’un collaborateur peut faire échouer son embauche. Un seul faux pas, et tous les efforts ayant été investis peuvent être réduits à néant en peu de temps.

Certaines entreprises prennent conscience de l’importance du processus d’onboarding, mais peu le formalisent réellement, ou y investissent suffisamment. Pourtant, aujourd’hui, il est possible d’aller plus loin que le simple livret d’accueil. Où en sommes-nous en 2019 en termes d’onboarding ? À quoi ressemble l’intégration de demain ?

 

1)    Piloter l’intégration des collaborateurs via un SIRH

Selon une enquête APEC 2017, 85% des entreprises utilisant un progiciel de recrutement s’en servent pour suivre et formaliser le processus !

Préparez et suivez le processus d’intégration de chaque nouveau collaborateur depuis votre SIRH !

Le digital a beaucoup à apporter à l’onboarding, à commencer par le pilotage de celui-ci. Comment est-ce possible ? Simplement en repoussant les limites d’un SIRH traditionnel. De nombreux outils ont fait leur apparition sur le marché, et permettent de gérer tout un tas de fonctionnalités supplémentaires pour améliorer l’expérience du nouveau collaborateur. Imaginons comment un RH de demain pilote l’onboarding depuis un SIRH.

Pour commencer, la phase d’intégration s’organise beaucoup plus facilement. La date d’arrivée de la nouvelle recrue est enregistrée dans le système. Le RH, ainsi que le futur manager sont tous les deux avertis d’une nouvelle arrivée, une quinzaine de jours avant la date. Le logiciel propose une checklist afin de bien préparer l’intégration, en suggérant d’attribuer un bureau et de commander le matériel nécessaire (ordinateur, outils de bureautique, etc.). Le manager peut attribuer un « mentor », ou un « coach de bienvenue » dans le système, qui sera chargé de l’accueil du premier jour.

Le jour de l’arrivée, le nouveau collaborateur découvre, sur son ordinateur, un écran de bienvenue, lui expliquant toutes les étapes qu’il suivra pour réussir son intégration. Une barre de progression lui est attribuée, et différents modules lui sont proposés dans un ordre précis, proposant différents types de contenus et de ressources pour l’aider à s’intégrer. De la liste des contacts et des coordonnées de son équipe, à de courtes vidéos de présentation et de formation, le choix ne manque pas !

Enfin, durant tout le processus, le manager et le RH pourront suivre la progression du nouveau collaborateur en direct, et s’assurer du bon déroulement de l’onboarding. L’avantage d’une telle solution est de concentrer tout le processus d’onboarding dans un « hub », permettant d’en avoir une vision globale et rationalisée.

2)    Le Welcome Pack, un classique à réinventer

Selon une enquête Mercuri Urval, 65% des entreprises n’ont pas de processus d’intégration.

Renforcez l’identification à l’entreprise via des goodies, ou des produits high-tech !

Le principe du « welcome pack » n’est pas nouveau en soi, mais est à réinventer en permanence. Il s’agit simplement d’un ensemble d’objets ou contenus délivrés au salarié lors de son arrivée dans la société. Si l’on se contentait, à l’origine, d’un simple livret d’accueil et de l’outil de travail, le welcome pack de demain doit ajouter une valeur beaucoup plus symbolique à ce qui est offert au salarié, lors de son premier jour. Les goodies aux couleurs et au nom de l’entreprise sont, bien sûr, une valeur sûre, et qui aideront à renforcer l’identification du salarié à sa nouvelle entreprise. Attention cependant à y mettre suffisamment d’investissement : la tendance actuelle est davantage au high-tech. Souris, batteries externes, casques, ou encore chargeur à induction seront des choix intéressants.

3)    Réseaux sociaux internes et mentoring

Selon une enquête RégionsJob, plus d’une entreprise sur deux utilise les réseaux sociaux pour le recrutement.

Stimulez les relations entre collèges via le catalyseur des réseaux sociaux internes

La qualité des relations entre les salariés est essentielle dans beaucoup d’environnements professionnels, pour que les collaborateurs s’y sentent bien et aient envie de rester. La digitalisation de l’onboarding ne doit pas être perçue comme déshumanisant l’accueil, mais, au contraire, comme une opportunité de favoriser toujours plus de lien. Par exemple, certaines entreprises utilisent des réseaux sociaux ou des « wikis » internes. Ces outils peuvent largement être exploités pour favoriser un meilleur onboarding : organiser un pot de bienvenue en ligne, ou un déjeuner, permettre au nouveau de se constituer un profil et de poster une courte présentation, ou encore organiser des rendez-vous avec un mentor prédésigné.

4)    Application interne : pour un onboarding 100% numérisé !

Selon une enquête Citrix, seulement 9% des applications d’entreprise peuvent être utilisées sur un mobile !

Si le recrutement se développe sur mobile (Expérience mobile de candidature : quand les candidats privilégient les smartphones et les tablettes pour postuler !), pourquoi ne pas faire de même avec l’intégration ?

Et si tout ce que l’on venait d’aborder, le salarié pouvait le retrouver via une application interne ? Impossible ? Pourtant, il n’y a pas que les géants du numérique qui ont opté pour cette solution. D’autres entreprises ont fait le choix d’une application permettant la gestion de l’environnement professionnel. Alors, pourquoi ne pas y ajouter une partie « onboarding » ? Toujours dans la mouvance « high-tech », l’effet marchera à coup sûr, notamment pour les dernières générations, jugeant parfois le monde de l’entreprise comme vieillot. Attention cependant à ne pas négliger l’investissement. Ce type de solution reste onéreux, et le résultat ne peut être qualitatif qu’avec un minimum de budget. Aussi, à moins de disposer de compétences très spécifiques en interne, mieux sera d’externaliser le développement et la maintenance d’une telle solution.

L’onboarding de demain sera digital, cela ne fait aucun doute. Le premier effet incontestable d’une telle transformation est de procurer un effet « gadget » séduisant pour les nouveaux arrivants, et créant une « gamification » de l’onboarding. Cependant, au-delà de cet aspect, l’utilisation du digital doit être vue comme une opportunité de rationaliser et de piloter son processus d’intégration. N’oublions pas l’enjeu ultime de l’onboarding : optimiser au mieux la fidélisation des collaborateurs.

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