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Logiciels de recrutement : comment bien choisir votre solution ?

Comme nous l’avons vu dans un précédent article, les logiciels de recrutement ou ATS pour Applicant Tracking System se sont imposés comme la clef de voute des campagnes de recrutement en proposant des fonctionnalités modulables issues notamment du big data. Ces nouveaux outils permettent à tous types de structure de révolutionner son approche RH avec pour résultat une amélioration de la performance et un gain financier non négligeable.

Pour autant, la recherche d’un nouveau collaborateur est un enjeu si hautement stratégique qu’il est primordial de pouvoir se reposer sur des solutions performantes qui viendront soulager les services RH ainsi que les opérationnels. En effet, la phase de recrutement bien souvent réalisée dans l’urgence d’un besoin non pourvu, nécessite une certaine préparation, de même qu’un important investissement des RH qui doivent au plus vite comprendre la délimitation du poste, définir les critères de recherche et donner un maximum de visibilité à l’offre, autant de problématiques auxquelles les progiciels de recrutement doivent répondre.

Pour fluidifier vos process de recrutement et ne pas choisir votre ATS uniquement sur des critères financiers, voici quelques éléments à étudier avant de prendre l’une des décisions les plus importantes de la stratégie RH de votre société.

Une interface utilisateur intuitive et transparente

William Cowper disait : « avoir une vie facile est un but difficile à atteindre », les ATS sont là pour vous faciliter la vie, pas la compliquer !

Optez pour un outil simple et ergonomique

Quel pourcentage de fonctionnalités de votre smartphone utilisez-vous ? Connaissez-vous vraiment ses possibilités ? N’est-il pas tout simplement surperformant pour l’usage que vous en avez ? Il en est de même pour votre logiciel de recrutement ! Mettez-vous à la place de vos recruteurs, s’ils ne sont pas rompus à l’utilisation de ce genre de plateformes, leur usage pourra leur paraître d’une inextricable complexité et sera source de stress et de perte de temps. Privilégiez les outils à l’interface bien structurée, jolie, dynamique et surtout simple d’utilisation avec un tableau de bord pour visualiser en un simple coup d’œil les tâches à accomplir, les rendez-vous du jour, le statut des candidatures ou tout autre contenu à l’importance significative. Un ATS est là pour faire gagner du temps à vos équipes et non pour leur faire perdre patience dans les méandres d’une usine à gaz truffée de fonctionnalités incroyables sur le papier mais inutiles en pratique.

En bref, préférez un outil qui répondra parfaitement et simplement à vos besoins et dont l’éditeur se chargera de la formation et de l’accompagnement de vos collaborateurs, plutôt qu’un avion de chasse qui restera cloué au sol parce que personne ne veut ou ne peut l’utiliser. N’hésitez pas à demander une démonstration du logiciel voire des licences gratuites pour un essai limité dans le temps avant de vous engager !

La personnalisation et l’agilité, conditions sine qua none de la réussite

Selon Carreerbuilder, certains logiciels de recrutement sont capables de multidiffuser des offres sur plus de 4 000 sites emploi !

Votre société est unique, votre ATS doit l’être

À l’instar des logiciels open source, vous devez être en mesure d’apporter des modifications par vous-même au système, à n’importe quel instant via l’interface administrateur sans dépendre de votre partenaire. En effet, bien que de très nombreuses fonctionnalités sont communes à toutes les entreprises en matière de recrutement, votre structure est singulière et a des besoins spécifiques en fonction du secteur d’activité, de sa taille, de la fréquence et du volume des recrutements, des profils recherchés… l’évolution du marché entrainera inexorablement une mutation de votre organisation et votre ATS doit pouvoir se transformer avec vous sans relations de dépendances envers un éditeur, perte de temps ou d’argent. La flexibilité de ce dernier doit pouvoir vous permettre d’ajouter ou de supprimer des comptes utilisateurs ainsi que des options quasi immédiatement et à moindre coût. Peut-être aurez-vous besoin un jour de créer un site carrière entreprise ou de faire passer des évaluations psychométriques alors qu’initialement votre logiciel ne disposait pas de ces capacités, tolérerez-vous alors d’être limité dans votre développement par un software ne sachant pas évoluer à votre rythme ?

De même, nous vous invitons à choisir un logiciel collaboratif qui permettra à vos collaborateurs de travailler ensemble, par exemple sur les CV des candidats, et à confronter leurs opinions sur les candidatures soumises directement sur la plateforme afin de créer une certaine synergie au sein de votre société.

Des outils digitaux robustes et complets

75% des candidats sont rejetés par les ATS pour des raisons fallacieuses telles que l’emploi d’un format de CV non reconnu par le logiciel

Adoptez un ATS qui digère les documents Word… et PDF !

Il est primordial que votre choix se porte sur un logiciel à l’efficacité et à la stabilité prouvées. Un ATS ne pourra être adopté réellement par vos équipes RH que si celui-ci ne présente pas de lenteurs ou de dysfonctionnements inexpliquées. De la même manière, il ne facilitera le travail quotidien de vos équipes que si les CV importés sous divers formats (.pdf, .doc, .docx, .jpg, etc) sont lus et traités automatiquement. La capacité de stockage, la quantité et la diversité des données qu’il est possible de rassembler dans le système a aussi son importance. Intégrer un vivier de talents à votre logiciel est très utile pour la sélection de profils pertinents dans le cadre de recherches futures. Votre ATS doit pouvoir stocker et trier efficacement et automatiquement les CV dans une base de données qui composera votre CVthèque. Il doit aussi vous permettre d’effectuer des recherches rapidement, facilement et précisément afin de répondre au mieux à vos besoins. Pouvez-vous ajouter des commentaires sur les talents qui pourraient vous intéresser par la suite ? Réaliser des tris en fonction de la pertinence ? Pensez à la suite ! Une future campagne de recrutement ciblée pourrait bien avoir lieu et un ATS bien paramétré sera un allié d’une efficience redoutable !

De plus, votre logiciel de recrutement doit fondamentalement être dans l’ère du temps, c’est à dire qu’il doit intégrer des fonctionnalités de recherche automatique sur les réseaux sociaux professionnels tels que LinkedIn ou Viadeo, ainsi que proposer la création et/ou la maintenance d’un site carrière optimisé pour les moteurs de recherche, les sites emploi et les outils mobiles. Rappelons que 97% des candidats utilisent Internet dans le cadre de leur recherche d’emploi et que plus de la moitié des candidatures reçues par Indeed proviennent d’un smartphone.  Le monde se digitalise, surfez sur la vague !

L’univers tout entier doit connaître votre besoin en recrutement

D’octobre 2015 à septembre 2016, près de 795 000 offres d’emploi ont été publiées sur le site Apec.fr soit une augmentation annuelle de +6 %

Communiquer autour de votre annonce est indispensable

Diffusez, multi-diffusez, augmentez la visibilité de vos offres encore et encore, tel est le prix pour faire venir à vous les meilleurs talents tout en développant votre marque employeur. Votre ATS peut vous aider dans cette tâche au combien stratégique. En étant relié à une ou des plateformes emplois, vous pourrez y poster vos offres. La multi-diffusion vous permettra d’utiliser votre site carrière maison, de viser tous les portails emploi que vous jugerez pertinents à l’échelle régionale mais aussi sur les réseaux sociaux, et ce, en quelques clics ! Un bon logiciel de recrutement vous permettra dans le même temps de générer des modèles d’e-mails personnalisés plus ou moins automatisés pour une meilleure communication avec les candidats qu’ils soient retenus pour la suite du process ou non. L’expérience candidat s’en trouvera améliorée et votre marque employeur également avec l’impression que chaque demande a été traitée personnellement avec tous les égards possibles.

Vous gagnerez ainsi un temps non négligeable que vos équipes pourront utiliser par exemple pour réaliser des entretiens plus approfondis à la faveur de la qualité de leur travail.

Des outils d’analyse indispensables à l’optimisation

Selon le figaro.fr, près de 500 000 postes n’ont pas été pourvus en 2016 !

« La raison consiste à analyser les choses et à les élaborer » d’après Epictète

Le logiciel doit être en mesure de proposer des outils d’analyse pour évaluer les résultats obtenus et ainsi vous permettre de prendre les mesures qui boosteront votre processus de recrutement. Identifiez les canaux les plus prolifiques en fonction du type de recherche en comptabilisant le nombre de CV reçus et leur origine pour ainsi favoriser l’emploi d’outils en particulier et de garantir une utilisation optimale de votre budget ! Etudiez le nombre de candidats invités en entretien, les candidatures spontanées, non pertinentes, le nombre de visiteurs par offre, faites des statistiques précises… testez et analysez avec des outils scientifiques tous les paramètres, toutes les méthodes pour déterminer au mieux ce qui fonctionne et optimisez l’ensemble de votre process !

Les ATS peuvent en outre générer des reportings automatiques d’efficacité des différents leviers de recrutement afin d’optimiser temps, qualité et donc coûts ! Faites de votre logiciel, votre meilleur contrôleur de gestion !

Plus qu’un logiciel, choisissez un éditeur !

D’après un article exclusiverh, on recense plus de 300 logiciels RH différents en France !

Misez sur la longévité et la notoriété

Saint Augustin disait « l’habitude est une seconde nature ». C’est un fait, quand les salariés à force de persévérance au fil des années, arrivent à exploiter le plein potentiel d’un logiciel, il est très délicat de leur demander d’en changer. Un tel bouleversement a un coût : formation, perte de productivité… voilà pourquoi il est important de miser sur un éditeur œuvrant sur le marché depuis longtemps et étant reconnu pour son professionnalisme. Le dynamisme et l’agilité des start-up en font des partenaires attrayants mais disposeront-elles des ressources et des compétences nécessaires à la résolution de vos problèmes sans tracas ? Sur ce segment hautement lucratif et concurrentiel, beaucoup de nouveaux acteurs disparaissent aussi vite qu’ils sont apparus au gré des tendances économiques. Optez donc pour un acteur reconnu dans le milieu et ayant développé sa propre solution pour vous donner toutes les garanties et assurances nécessaires.

Au-delà d’un simple vendeur, voyez dans l’éditeur du logiciel un véritable partenaire à part entière. Il doit s’adapter à vos besoins, se montrer disponible, réactif et apporter un vrai support à vos équipes. Les bugs constatés et remontés doivent être corrigés rapidement. La fréquence des mises à jour sera aussi un bon indicateur de l’activité et du dynamisme des développeurs pour rester compétitifs et suivre l’évolution du marché de l’emploi pour vous procurer un service de qualité toujours en adéquation avec vos attentes.

Le choix d’une solution sédentaire ou en ligne impliquera une accessibilité différente. Si vos équipes de recruteurs sont amenées à se déplacer, l’option en ligne sera préférable mais nécessitera un format adapté aux tablettes ainsi qu’aux smartphones pour pouvoir utiliser la plateforme en toutes circonstances. De même, la question des frais d’hébergement, de la sécurité et de la garantie d’accessibilité permanente des données se posera avec une réflexion autour des capacités de votre éditeur partenaire.

Enfin, les tarifs variant du simple au double pour des packages pourtant semblables, prenez garde aux coûts cachés. Un interlocuteur sérieux fera preuve de transparence et vous proposera une offre claire. Sachez tout de même que logiciel à prix attractif ne rime pas forcément avec produit de mauvaise qualité et inversement ! Un software bon marché peut très bien convenir à votre entreprise, quel que soit sa taille s’il est bien dimensionné !

Il n’existe pas de réponse universelle pour le choix de votre outil, toute solution aura ses points forts et ses points faibles, sachez les identifier mais surtout définissez précisément votre besoin en priorité et n’hésitez pas à recourir à des périodes d’essai assistées par une équipe support de l’éditeur. Impliquez vos équipes dans votre choix, ce sont-elles qui vont utiliser l’ATS et faites une entrée fracassante dans le monde du recrutement 3.0 !

Si cet article vous a plu je vous invite à télécharger notre livre blanc « Comment préparer un recrutement ? » ou à nous contacter directement.