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Comment organiser efficacement la fonction recrutement ?

organiser efficacement la fonction recrutement

D’après une enquête Robert Half sur les erreurs de recrutement, 71% des responsables RH ont déjà recruté le mauvais candidat, ce qui a engendré une baisse de productivité (52%), la démoralisation des équipes (27%) et des coûts supplémentaires (19%).

Véritable enjeu stratégique de l’entreprise, la fonction recrutement est amenée à évoluer afin de faciliter la vie aux recruteurs dont l’environnement professionnel se complexifie de plus en plus. Les modes de diffusion d’annonces évoluent, les méthodes de sourcing se multiplient, les conséquences d’un mauvais recrutement sont de plus en plus mesurables et les entreprises ont tout aussi intérêt que les candidats à renvoyer une image attractive afin de séduire et de fidéliser les talents.

D’après le site parlonsrh.com, le recrutement représente 8% de la fonction RH et 11% des coûts (publication 2015), pourtant c’est bien l’une des fonctions fondamentales pour garantir la performance d’une entreprise. Les salariés recrutés donnent vie à l’entreprise aussi bien en termes de productivité que d’expérience humaine. Pour bien organiser la fonction recrutement, il convient de revoir les différentes étapes du processus et de chercher à les optimiser tout en utilisant les nouveaux outils disponibles pour améliorer la performance de l’entreprise.

Les différentes étapes du processus de recrutement

49% des DRH interrogés ont perdu un candidat qualifié parce que le processus de recrutement était trop long ! (Enquête Robert Half sur le processus de recrutement publiée en 2016)

Le cycle de recrutement : au cœur de la stratégie d’acquisition des talents

La fonction recrutement s’articule généralement autour de quatre étapes principales, pouvant chacune être optimisée pour rendre le processus de recrutement plus efficace :

  • La préparation : il s’agit de la première étape du processus de recrutement, elle est cruciale. C’est en maximisant la préparation que vous poserez de solides bases pour chacun de vos recrutements. Sans réelle réflexion autour du besoin à pourvoir, vous vous retrouverez en difficultés à l’une des étapes suivantes et vous perdrez un temps précieux. La préparation est optimale quand les besoins sont clairement définis : type de contrat, de profil, fiche de poste, rémunération, budget, concessions possibles, collaborateurs concernés par le recrutement, compétences indispensables au poste, tests à prévoir pour les entretiens, etc. Si vous n’êtes pas en mesure de répondre à toutes ces questions, votre préparation n’est pas optimale.
  • La communication : pour maximiser l’étape de communication autour de l’offre, il ne s’agit pas seulement de choisir le bon canal de diffusion pour l’annonce d’emploi. Vous devez également garantir une expérience candidat réussie et apporter beaucoup d’attention à votre marque employeur. Vous devez soigner votre vitrine et donner envie aux candidats potentiels de postuler.
  • La sélection : pour maximiser l’étape de sélection du ou des candidats, cherchez à gagner du temps. Un processus de recrutement trop long peut décourager des candidats intéressants. Vous devez être réactif dès que votre annonce est diffusée et apporter des réponses claires aux candidats en ce qui concerne le délai de recrutement (dans la mesure du possible). 53% des DRH interrogés dans le cadre de l’enquête Robert Half trouvent que le processus de recrutement est plus long depuis ces trois dernières années, à vous d’inverser la tendance. Faites également attention à votre communication concernant les refus de candidatures dans la mesure où certains candidats pourraient correspondre à d’autres offres d’emploi en cours ou à venir au sein de votre organisation.
  • L’embauche : toute aussi cruciale que l’étape de préparation, l’embauche ne se résume pas qu’à la signature du contrat. Vous maximiserez votre recrutement en portant attention à l’intégration et à la fidélisation des nouvelles recrues par un processus d’onboarding efficace. L’intégration en entreprise se poursuit dans les semaines voire les mois qui suivent la prise de poste.

L’outil indispensable de la fonction recrutement : l’Applicant Tracking System ou ATS

68% des entreprises de plus de 5000 salariés sont équipées en progiciel de recrutement contre 18% des entreprises de 100 à 249 salariés et 26% des entreprises de 250 à 499 salariés ! (Étude Apec 2017)

L’ATS : la pièce maîtresse de la fonction recrutement

Au regard de la digitalisation de plus en plus généralisée des différents axes du recrutement (sourcing, diffusion d’offres, réseaux sociaux) il devient indispensable d’utiliser les nouveaux outils qui permettront d’agir par le biais de l’interface numérique de façon efficace. Le recours à un ATS (Applicant Tracking System) n’est pas seulement un moyen de trouver les bon candidats, c’est toute une organisation structurelle permettant d’agir à toutes les étapes du recrutement. C’est le squelette d’une fonction recrutement efficace qui permet d’articuler les différentes étapes entre elles. Les études montrent que les entreprises principalement équipées en progiciel de recrutement sont les entreprises de plus de 1000 salariés, pourtant, les ATS sont utiles pour l’organisation de la fonction recrutement des grandes comme des petites entreprises.

D’après l’étude publiée en 2017 par l’Apec sur les entreprises équipées en progiciels de recrutement, seulement 27% des entreprises sont équipées, dans 30% des cas le progiciel de recrutement n’a pas été utilisé lors du dernier recrutement de cadre. De plus, l’ATS serait principalement utilisé pour recueillir les candidatures, formaliser et suivre le processus, trier les candidatures et diffuser les offres d’emploi. Le manque de connaissance du potentiel des ATS pour optimiser la fonction recrutement explique peut-être pourquoi si peu d’entreprises s’y sont mises alors que c’est l’outil indispensable pour les recrutements d’aujourd’hui et de demain.

L’ATS développé par DigitalRecruiters par exemple, permet de créer les sites carrières, de multiplier les axes de diffusion, de partager sur les réseaux sociaux, de suivre le processus de recrutement, d’en faire des statistiques et ainsi de diviser par trois le temps de gestion des candidatures. De plus, ce logiciel de recrutement permet de faciliter la communication entre les différents collaborateurs concernés par tel ou tel recrutement, mais propose également de gérer les campagnes photos et de rédiger les contenus pour promouvoir votre marque employeur. L’entreprise propose un accompagnement afin de faciliter l’expérience de l’utilisateur pour maximiser la prise en main de l’ATS. Il ne s’agit pas seulement « d’installer un programme sur un ordinateur ». C’est toute une organisation qui vise à faciliter la gestion des candidatures afin de relever les défis actuels du recrutement et de mieux se préparer aux évolutions à venir.

L’utilisation de la technologie à grande échelle dans le recrutement peut sembler complexe à première vue, pourtant c’est en sachant la maîtriser et en utilisant tous ses outils que vous pourrez organiser la fonction recrutement de la manière la plus efficace possible !

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