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Comment bien structurer en amont son recrutement ?

Sur l’année 2016, près de 20% des recrutements en CDI se sont soldés par des échecs selon une étude Mozart Consulting.

Le capital humain est la plus grande richesse de toute entreprise, aussi réussir à recruter les bons profils prend tout son sens. Nombreuses sont les structures à mettre en péril la pérennité de leur activité du fait de campagnes de recrutement préparées à la hâte ou mal structurées qui aboutissent par l’embauche de salariés n’apportant pas la plus-value escomptée ou ne validant pas leur période d’essai. Pire, outre les éventuelles indemnités et le préjudice porté à l’image de l’entreprise, le coût d’un deuxième recrutement, généralement compris entre 10 et 15% d’un mois de salaire brut du candidat, peut encore s’alourdir si on y inclut les charges liées à la formation et à l’intégration du collaborateur. Sans parler bien sûr de la démotivation des autres salariés, spectateurs d’un turnover important qui peut représenter plus de 5% de la masse salariale d’une société.

Aussi, pour éviter les déconvenues, la perte de temps et d’argent générées par un recrutement malheureux, voici quelques conseils pour bien structurer en amont votre process.

1. Rédigez une fiche de poste complète, simple et précise

Selon Pôle emploi, la région Ile-de-France concentre le plus grand nombre d’offres non pourvues, avec 38 300 annonces non satisfaites. 

La fiche de poste est avant tout un outil de communication, de définition et de clarification

Préalablement à toute initiative de recrutement, il est essentiel de définir un besoin avec exactitude. S’agit-il de faire face à une surcharge d’activité due à une croissance structurelle, de remplacer un départ à la retraite ou encore d’honorer les commandes d’un nouveau client ? Il est primordial de clairement définir l’intitulé du poste, le statut du futur collaborateur, ses responsabilités, ses missions principales, son lieu de travail, les qualifications nécessaires, son degré de séniorité, sa rémunération…

Engager un candidat nécessite la projection de la vision de votre entreprise dans les mois ou les années à venir. Etes-vous en accord avec la stratégie de développement de votre société ? Dispose-t-elle des ressources nécessaires ? Ne serait-il pas plus pertinent de faire évoluer une personne déjà en poste en la formant ? Pour répondre à ce questionnement, qui peut s’avérer décisif, n’hésitez pas à impliquer l’ensemble des collaborateurs qu’il s’agisse de l’équipe en place ou de cadres dirigeants pour challenger et conforter votre choix. Ils seront à même de vous aider à définir le contenu du poste proposé et ainsi à rédiger une annonce claire, à l’image du poste proposé et pertinente. Impliquer les managers opérationnels dans la définition et la formalisation du besoin en recrutement va favoriser  une intégration plus facile par la suite.

2. Dressez le portrait-robot du candidat idéal

En France, seuls 1/3 des postes vacants sont pourvus en moins de 5 semaines, une latence qui s’explique en grande partie par une mauvaise définition du besoin.

Listez les compétences indispensables inhérentes au poste à pourvoir

Pour gagner du temps et éviter des erreurs de casting que vous pourriez regretter par la suite, il est absolument nécessaire de cibler un profil type, des critères de sélection ainsi que les compétences requises pour le poste à pourvoir. Procédez par ordre de priorités en définissant les caractéristiques indispensables avant d’établir une liste de compétences supplémentaires qui vous permettront, en fin de process, de choisir parmi les derniers candidats celui qui répondra le mieux à vos attentes. Ne négligez pas l’aspect relationnel : la personnalité de votre futur salarié a son importance et il est plus judicieux d’engager un profil légèrement plus junior mais très motivé et facilement adaptable, qu’un senior cherchant avant tout une place au chaud pour terminer sa carrière. L’intégration dans vos équipes est primordiale, voyez loin, prévoyez les possibles évolutions de votre nouvel arrivant au sein de votre entreprise !

3. Trouvez votre pépite par tous les moyens possibles

Le e-recrutement est devenu la norme avec 90% des candidatures soumises en lignes en 2014.

Élargissez les canaux de recrutement

Le candidat idéal est peut-être déjà dans vos murs ! Communiquez sur les possibilités d’évolution en interne peut se révéler être un gain de temps, d’argent et donc d’efficacité non négligeable. D’autant plus que la formation et la confiance que vous témoignerez à vos salariés actuels sera vecteur de fidélisation. Portail RH de mobilité interne, cooptation avec l’utilisation de réseaux de recommandations en interne tels que Keycoopt ou tout simplement l’utilisation du bouche à oreille à la machine à café, auprès des clients et fournisseurs, les possibilités sont multiples !

Adaptez votre recherche au type de poste. Ainsi, alors qu’une simple annonce diffusée par la presse quotidienne régionale ou le Pôle Emploi suffira à satisfaire votre besoin en recrutement d’ouvriers non qualifiés, il faudra recourir à la consultation de CVthèques, à l’utilisation d’Applican Tracking System, postez votre annonce dans une revue spécialisée ou sur les jobboards pour des postes plus spécifiques. Faire appel à un cabinet de recrutement dans le cas de profils rares ou techniques est également une option à envisager car ils permettent à vos équipes RH d’optimiser leur temps en évitant les fastidieuses mais obligatoires phases de sourcing tout en s’appuyant sur l’expertise de consultants qui sauront apporter leurs connaissances du marché pour évaluer au mieux chaque candidature.

Utilisez tous les moyens à votre disposition pour élargir votre spectre de recherche

Mettez à profit les salons de recrutement ou étudiants, démarchez dans les écoles à l’aide de partenariats privilégiés ou par le biais d’associations d’anciens élèves qui vont relayer votre annonce. Faites parlez de vous et recevez un flux continu de candidatures spontanées qui viendront enrichir votre propre base de données qui deviendra une véritable CVthèque dans laquelle vous pourrez puiser selon vos besoins.

Le recrutement n’échappe pas à la déferlante digitale et la plupart des grandes entreprises disposent aujourd’hui de sites carrières qui lorsqu’ils sont correctement animés peuvent devenir des outils à l’efficacité remarquable. Les cabinets ont eux aussi intégré le potentiel des nouvelles technologies à leur logiciel et l’E-recrutement devient la norme : de l’analyse du besoin aux tests techniques en passant par le sourcing, il existe de nombreuses solutions clé-en-main adaptées à vos besoins. Aujourd’hui, diffuser une annonce reste le meilleur moyen pour recruter rapidement. Notez cependant que la facilité de réponse des candidats potentiels engendre une difficulté dans l’évaluation de leur motivation réelle et sans stratégie de tri des candidatures, vous risqueriez d’être vite submergé par un flot de CV non pertinents.

Astuce : Si vous évoluez dans un secteur fortement concurrentiel et que la confidentialité est requise, l’APEC peut vous permettre de rester anonyme en recevant à votre place les candidatures.

4. Soyez attractifs et choisissez juste!

D’après une étude du Florian Mantione Institut, ¾ des CVs reçus sont trompeurs et 90% des candidats déclarent normal « d’arranger » leur CV, quand seulement un tiers des entreprises procède à des vérifications !

Vérifiez la véracité des informations avancées par les candidats

Maintenant que vos attentes sont précisément définies et que vous disposez d’un panel de candidats, il vous faut les évaluer de manière objective à l’aide d’un process transparent. Le but étant de mettre à l’aise le candidat afin d’apprécier au mieux sa personnalité tout en promouvant votre image entreprise. Après analyse des CV et entretiens d’embauche, une mise en situation, de préférence en équipe peut vous aider dans votre sélection. En effet, vous serez à même de juger l’aptitude relationnel de chacun au travers des interactions, d’observer leurs comportements ainsi que leur esprit d’équipe qui vont révéler les personnalités de chacun. Proposez des cas d’étude concrets, des problèmes récurrents auxquels font face vos équipes, challengez vos candidats au plus près de leurs futurs missions.

 

Vérifiez les compétences et références de vos candidats, que ce soit au travers d’entretiens techniques avec des opérationnels ou par contact direct avec leurs précédents managers.

Prévoyez avant même l’amorçage de la phase de recrutement, le closing de votre candidat idéal, c’est-à-dire la manœuvre de séduction qui le fera signer à coup sûr la promesse d’embauche. Pour cela listez sans complexes vos atouts, pourquoi choisirait-il votre société plutôt qu’une autre ? Mettez en avant vos valeurs, votre culture d’entreprise, les avantages en nature, les plans de formation et évolutions de carrière avec des exemples à l’appui. Enfin ne passez pas sous silence l’épineuse question de la rémunération. Pour attirer des talents, il est primordial de proposer des salaires en adéquations avec leurs compétences et en accord avec le marché du travail, faute de quoi vous risqueriez de voir passer votre candidat à la concurrence. Proposez des salaires évolutifs sur les premières années suivant l’embauche en vue d’une fidélisation et pour conserver un taux de motivation élevée. Attention toutefois à ne pas créer de conflits avec les employés déjà en place qui pourront voir d’un mauvais œil le recrutement trop onéreux d’un nouveaux collaborateur, trouvez l’équilibre !

5. Dès maintenant, préparez l’intégration de votre poulain !

25% des employés envisagent de quitter leur entreprise dans l’année qui suit leur embauche d’après une étude Citrix.

Concentrez-vous à la période d’intégration du nouveau collaborateur

L’onboarding est l’étape qui fera de votre recrutement un réel succès, elle doit être travaillée avec une attention particulière. Tout d’abord, vous devez anticiper la période de préavis de votre futur salarié et l’inclure à votre plan de fonctionnement. De la sorte, vous serez en mesure de l’intégrer à votre calendrier et de communiquer sur sa venue à vos équipes. Ainsi attendu, il se sentira considéré et pourra se projeter dans un avenir à vos côtés, réduisant par la même les risques d’abandon précoces. Puis, vous devez préparer son poste ainsi que ses outils de travail, badges, téléphone, accès au réseau, ordinateur, cantine… soyez aux petits soins et attentif aux détails, tout ceci jouera en votre faveur ! Organisez son premier jour autour de la découverte de l’entreprise et du mode de fonctionnement des équipes. La nomination d’un mentor qui guidera votre nouvelle recrue peut aider à son intégration, tout comme la remise d’un livret d’accueil ou la participation à des soirées d’intégrations, cocktails entreprise ou tout autre évènement professionnel qui le mettra en relation avec ses futurs collègues pour que débute la phase de socialisation.

Pour vous garantir de réussir un recrutement, préparez-le bien en amont !

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc « Comment préparer un recrutement » ou à nous contacter directement.