Comment calculer le coût d’un recrutement ? + Excel à télécharger

Le processus de recrutement fait partie intégrante de la vie et du développement d’une entreprise. Il permet de remplacer des collaborateurs ou d’augmenter l’effectif en vue de créer de nouvelles activités. Recruter, cela a aussi un coût, qu’il faut prendre en compte avant de lancer sa campagne. ll est en effet nécessaire de calculer les dépenses liées aux recrutements. D’abord, la performance économique de l’entreprise en dépend : elle doit avoir la capacité financière de recruter et de supporter cet investissement humain. Ensuite, calculer le coût du recrutement permet de mieux l’optimiser et d’avoir un retour sur investissement intéressant.

1. Calculer son budget global incompressible pour un recrutement

Le recrutement d’un nouveau collaborateur correspond à différents postes de dépenses :

• son recrutement en tant que tel ;
• son intégration dans l’entreprise (onboarding) ;
• la rémunération de son travail ;
• la gestion des imprévus (maladie, démission…).

Le calcul du coût de recrutement permet d’abord d’optimiser son budget de recrutement afin d’envisager des voies moins coûteuses ou plus rapides. Mais il donne aussi une meilleure visibilité sur le budget des recrutements à venir et améliore in fine votre stratégie RH globale.

Le coût de recrutement d’un salarié se fait généralement avec la formule suivante :

(Frais internes + Frais externes + Frais de diffusion + risque d’échec) / nombre de recrutements sur la période.

Les frais internes du recrutement

Il s’agit des ressources que l’entreprise mobilise en interne pour mener le recrutement. Vous allez prendre en compte :

• la rémunération des salariés impliqués dans le recrutement au prorata du temps passé, du personnel des RH en passant par les managers et les assistants administratifs.
• le coût des entretiens, en intégrant le salaire horaire moyen des managers ;
• les coûts structurels liés aux équipements, locaux et matériels utilisés ;
• les dépenses liées à l’onboarding (formation, temps consacré à l’accueil du nouveau salarié, supports d’accueil, achat de nouveau matériel ou équipements…).

N’oubliez pas d’intégrer également une dépense indirecte souvent négligée : le “manque à gagner” lié au temps passé par les équipes sur le recrutement et qu’ils ne consacrent donc pas à leurs missions principales. Vous pouvez même aller jusqu’à comptabiliser le temps de vacance du poste s’il s’agit d’un recrutement pour remplacer un collaborateur.

“De manière générale, le coût d’un recrutement avoisine entre ⅕ et ¼ du salaire annuel brut de la nouvelle recrue.” Source Jobology

Les frais externes liés au recrutement

Un recrutement nécessite la mobilisation de ressources matérielles, notamment pour le sourcing. Vous devrez inclure dans les frais externes les dépenses liées à votre logiciel ATS si vous en utilisez un, mais aussi l’achat de CV dans des CVthèques ou l’utilisation d’un logiciel d’onboarding.

Si vous faites appel à un cabinet de recrutement ou autre prestataire de conseil, le budget est à comptabiliser, tout comme la participation à des salons spécialisés ou la création de pages carrières ou sur l’entreprise sur des sites dédiés.

Les coûts de diffusion de l’offre d’emploi

Sur ce poste, vous allez intégrer les dépenses liées à des abonnements ou diffusions payantes sur des jobboards et agrégateurs, mais aussi des campagnes de publicité sur des réseaux sociaux.

L’astuce, sur ces dépenses, est de suivre le taux de conversion et celui de recrutement par source. Vous pourrez ainsi optimiser vos canaux de diffusion en fonction des offres d’emploi et gagner du temps (et de l’argent).

2. Intégrer le coût du salarié à celui du recrutement

Le coût d’un recrutement ne s’arrête pas à l’embauche. Il faut intégrer tous les frais liés à la présence future du collaborateur dans l’entreprise. Vous allez ainsi comptabiliser :

• son salaire brut ;
• les charges patronales, que l’on calcule en multipliant le salaire brut par 1,42 et qui comprennent les cotisations Urssaf, assurance chômage, retraite, taxe d’apprentissage, formation continue…
• les coûts structurels, c’est-à-dire les dépenses liées aux locaux, aux logiciels utilisés, aux équipements (téléphone, ordinateur), ainsi que les avantages sociaux (tickets restaurant, mutuelle…).

3. Que fait-on en cas d’échec ?

13 % des candidats reçus à l’issue d’un processus de recrutement quittent leur poste avant la fin de leur période d’essai et plus de 30 % avant la fin de la première année.Tous les recrutements ne sont pas concluants : le collaborateur peut s’en aller après une courte période ou bien il ne donne pas satisfaction. Le coût d’un recrutement raté est aussi à prendre en compte, car il engendre des frais directs et indirects. Il est en moyenne de 5 à 30 000 € par collaborateur et comprend :

• les coûts de départ (gestion administrative du départ, transfert des dossiers du collaborateur, déficit de productivité des équipes touchées par le départ) ;
• les coûts de remplacement (recrutement d’un nouveau salarié, transition avec les équipes, gestion administrative du nouveau recruté) ;
• les coûts de prise de fonction (formation et intégration).

S’il s’agit d’une erreur de casting, le salaire versé au collaborateur défaillant est perdu et il faudra peut-être intégrer aussi le coût des rémunérations engagées pour compenser le manque. En cas de licenciement ou de rupture conventionnelle, il faut aussi comptabiliser les sommes versées au salarié.

Selon le ministère du Travail, 13 % des candidats reçus à l’issue d’un processus de recrutement quittent leur poste avant la fin de leur période d’essai et plus de 30 % avant la fin de la première année.

Pour éviter l’échec du recrutement, il est donc primordial de bien réfléchir à sa politique d’embauche et de soigner son onboarding. Intégrer le taux de réussite du recrutement dans le calcul du coût est important pour mesurer le retour sur investissement, mais aussi identifier les points faibles du processus le cas échéant. Vous pourrez par exemple suivre le taux de rétention des nouveaux employés, l’efficacité des canaux de recrutement utilisés ou la durée moyenne du processus.

4. Comment optimiser le coût d’un recrutement ? Les leviers disponibles

Une fois que l’on sait comment calculer le coût du recrutement, il est plus simple de mettre en place des stratégies pour optimiser ces dépenses. Il s’agit en effet de les faire baisser sans nuire à la qualité du recrutement.

Suivez votre budget de recrutement

Prendre en compte et anticiper tous les frais directs et indirects liés au recrutement permet de l’optimiser. Pour cela, le meilleur moyen est de centraliser tous les chiffres dans un tableau de suivi des coûts de recrutement ou d’utiliser un logiciel spécialisé. La plateforme APEC propose également un outil de calcul du coût d’une embauche sur son site.

Identifiez le poids de chaque dépense et son impact sur l’optimisation du recrutement

Le suivi de vos dépenses de recrutement a l’avantage de vous donner des indicateurs d’efficacité, notamment sur les sources de diffusion des offres d’emploi. En fonction du profil recruté, vous allez pouvoir privilégier un canal plus efficace qu’un autre en activant des leviers moins onéreux.

Les outils et les salaires ne peuvent pas forcément être optimisés : vous aurez toujours besoin des équipes et des managers pour plancher sur la fiche de poste, recevoir les candidats et étudier les candidatures. En revanche, vous pouvez par exemple moins solliciter le manager en proposant des entretiens en vidéo replay. L’automatisation de certaines tâches grâce aux ATS permet aussi de gagner du temps et de moins solliciter les équipes sur des aspects non stratégiques du recrutement (tri des candidatures, organisation des entretiens…).

Misez sur votre marque employeur

La perception positive de l’entreprise par les candidats réduit le coût de recrutement de 43 % selon Link Humans. Vous augmentez aussi vos chances d’attirer des candidatures qualifiées, source de gain de temps en traitement ultérieur.

En communiquant fortement autour de votre entreprise et de ses valeurs, vous travaillez à la fois pour votre recrutement, mais aussi pour réduire les dépenses.

Recrutez en interne ou en cooptation

Enfin, ne négligez pas le vivier constitué par vos équipes en place : un recrutement en interne est bien moins coûteux qu’en externe, le collaborateur étant déjà intégré. Cette possibilité s’optimise en mettant en place un plan de développement des compétences qui favorise la mobilité interne des collaborateurs.

Dans le même ordre d’idée, recruter par cooptation ou recommandation de profils par vos propres salariés est une technique de sourcing économique et souvent efficace.

Construire son budget de recrutement est primordial que l’on soit une grande ou une petite entreprise. C’est une manière d’anticiper les embauches et de mieux les répartir dans le temps, mais aussi d’agir stratégiquement sur le choix des profils recrutés. Vous avez tous les ingrédients pour optimiser vos chiffres, à vous de jouer !

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