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3 actions à mettre en place pour réussir l’onboarding d’un collaborateur

3 actions à mettre en place pour réussir l'onboarding d'un collaborateur

38% des nouvelles recrues ont le sentiment de faire partie de l’entreprise dans les 6 mois suivant leur embauche contre 61% au-delà de 6 mois d’intégration ! (Yooo ! Enquête décembre 2018)

L’onboarding est une étape essentielle dans l’intégration des nouveaux talents à l’entreprise. Il s’y joue aussi bien un enjeu de productivité pour l’entreprise qu’un enjeu de fidélisation du candidat pour lutter contre la fuite des talents. Dans cet article, trois actions clés à mettre en place pour réussir votre processus d’onboarding et faire que votre nouveau collaborateur s’épanouisse rapidement dans son espace de travail !

1) Adaptez le processus d’onboarding

Environ 33% des nouvelles recrues souhaitent que l’onboarding soit effectué par le manager contre 28% environ par l’équipe RH et 22% par les collègues (infographie BambooHR « What people really want from onboarding »)

En adaptant le processus d’onboarding, vous optimisez vos chances de trouver l’équilibre entre l’investissement de l’entreprise en temps et argent et le ROI propre à chaque candidat. Le processus d’onboarding est très variable en fonction de la taille de l’entreprise et du nombre de personnes disponibles pour participer aux différentes étapes d’onboarding.

S’adapter au(x) candidat(s) : chaque candidat correspond à un poste et un profil. Veillez à identifier les éléments de l’onboarding qui sont communs à toute l’entreprise ainsi que ceux qui sont propres à chaque type de poste pour personnaliser l’expérience d’onboarding de chacun. De même, si vous devez intégrer plusieurs collaborateurs dans un temps court, essayez de centraliser certaines étapes entre les différents candidats pour optimiser le temps passé à l’onboarding.

S’adapter à la culture d’entreprise : d’après une étude de BambooHR, 73% des nouvelles recrues américaines considèrent que comprendre la politique de l’entreprise est une priorité dès la première semaine juste derrière la formation au poste (76%). Veillez donc à communiquer au plus vite les informations propres à votre culture d’entreprise qui concernent le style vestimentaire, le type de langage toléré (tutoiement ou vouvoiement), les temps de pause accordés etc.

S’adapter au type de contrat : votre processus d’onboarding doit également s’adapter au type de contrat proposé pour mieux équilibrer le temps investi. Par exemple, pour des contrats à durée déterminée sans possibilité de prolongation, vous n’irez pas trop en détail sur certaines étapes mais vous soignerez l’offboarding pour que le collaborateur devienne un ambassadeur de votre marque. Dans le cas d’un CDI, vous insisterez plus sur les étapes qui permettent de fidéliser votre collaborateur. Certaines entreprises laissent le choix au nouveau collaborateur de choisir la couleur de son bureau et de sa chaise par exemple, pour qu’il se sente intégré.

2) Optimisez la vitesse d’intégration

45% des nouveaux collaborateurs se sentent pleinement opérationnels dans les 6 mois suivant l’embauche contre 65% au-delà de 6 mois d’intégration (Yooo ! Enquête décembre 2018)

En optimisant la vitesse d’intégration de votre nouvelle recrue, vous augmentez sa productivité.

La préparation en amont : certaines étapes de l’onboarding peuvent être anticipées comme la préparation du poste de travail, la rédaction des documents administratifs, la communication sur ce qui est clairement attendu pour le poste, les réponses aux questions du nouveau collaborateur etc. D’après une étude réalisée par Yooo ! (You Only Onboard Once!), 1 collaborateur sur 2 manquait d’informations avant la prise de poste ce qui a un impact pour l’intégration du nouveau salarié. D’après l’étude de BambooHR, 26% des personnes ont quitté leur poste dans les 6 mois suivant l’intégration parce que le poste était différent de ce à quoi ils s’attendaient.

La formation au poste : selon la complexité du poste auquel votre nouvelle recrue est intégrée, veillez à bien découper les étapes de formation. Trop d’informations trop vite peuvent conduire à la confusion et générer du stress tandis qu’un processus de formation trop lent peut conduire à l’ennui. De même, essayez d’identifier les éléments simples sur lesquels le collaborateur peut rapidement être autonome pour qu’il ne soit pas toujours dans l’attente d’instructions.

La rencontre avec l’équipe : il est important de permettre à votre nouvelle recrue d’identifier rapidement qui sont les différents interlocuteurs avec lesquels il va devoir travailler, qui sera en mesure de le renseigner sur tel ou tel sujet et qui sera disponible pour répondre à ses questions.

L’accès aux informations : enfin, veillez à ce que les informations soient facilement accessibles. Où se trouvent les brochures de l’entreprise ? Où peut-on prendre connaissance du règlement intérieur (si cela n’a pas été fait en amont) ? Comment avoir accès à l’annuaire de l’entreprise ? Etc. Et ne négligez pas la visite des locaux qui est indispensable pour que votre nouveau collaborateur prenne ses premiers repères.

3) Favorisez la cohésion d’équipe

17% des personnes interrogées qui ont quitté leur poste peu de temps après l’embauche considèrent qu’un sourire amical ou l’aide d’un collègue aurait fait toute la différence (infographie BambooHR « What people really want from onboarding »)

La cohésion d’équipe permet de renforcer l’implication personnelle du collaborateur et de le fidéliser sur du long terme.

Présentez le candidat à l’équipe en amont : si le recrutement n’est pas le résultat d’un recrutement collaboratif, tenez votre équipe informée sur votre nouveau collaborateur avant même son arrivée. Présentez son parcours, sa photo et responsabilisez votre équipe par rapport au rôle qu’elle va jouer dans son intégration.

Attribuez un parrain : le parrain permet au nouveau collaborateur de créer rapidement un lien privilégié dans l’entreprise et de ne pas se sentir isolé. Il permet aussi de filtrer les questions du nouveau collaborateur pour éviter d’importuner trop souvent le manager.

Créez un événement d’intégration : que ce soit grâce à un petit déjeuner, à un repas d’équipe, une présentation informelle près de la machine à café, une remise de petits cadeaux, veillez à impliquer toute l’équipe et donnez-lui le temps de faire connaissance avec votre nouvelle recrue. Dans le cas d’une grande équipe, veillez à faciliter l’identification du nom et du rôle de chacun par le nouveau collaborateur pour qu’il comprenne très vite à qui il s’adresse.

Le processus d’intégration s’étale sur plusieurs mois et se caractérise par plusieurs étapes clés qui vous permettent de faire le point avec votre nouveau collaborateur. D’un point de vue temporel, on peut considérer la première semaine d’intégration, la fin de la période d’essai et la première année d’intégration comme des étapes clés. À chaque étape, donnez-vous la possibilité de mettre en lumière les progrès de votre nouvelle recrue et de prendre la température quant à son sentiment d’appartenance à l’entreprise.

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